Assistante administrative (h/f)

Descriptif de l'emploi

Assistante administrative au sein du CCJL sous la Responsabilité de la Directrice

Missions / conditions d'exercice

Assurer le suivi administratif des activités et projets du CCJL

Aider à la préparation des documents financiers et administratifs (rapports d’activités, bilans)

Travailler en collaboration avec l’adjointe à la Direction et l’équipe du CCJL

Accueillir et informer les usagers (physiquement et par téléphone)

Assurer le suivi administratif des activités du centre (inscription, mise à jour des bases de données)

Gestion des demandes de réservation, aide à la construction et à la coordination des plannings de salle pour les cours, les stages et les évènements

Coordonner les réservations avec les différents services de la ville et des structures partenaires (Conservatoire, Maison de la Danse, CCAS, Maison de Quartier)

Rédiger et diffuser les communication internes en direction des intervenants

Tenir à jour les dossiers des usagers et des prestataires

Assister à la préparation et à l’organisation des manifestations culturelles

Elaboration des bons de commandes, des devis, rapprochement avec la facturation

Soutenir l’équipe dans diverses tâches administratives et logistiques

Profils recherchés

Expérience significative dans un poste similaire souhaitée

Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, logiciels de gestion, Muse, Civil)

Formation au logiciel IMUSE

Excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles

Sens de l’organisation et autonomie

Esprit d’initiative et capacité à travailler en équipe

Connaissance du milieu associatif et culturel