Assistante administrative

Descriptif de l'emploi

- Accueil physique et téléphonique des usagers

- Gestion courante du secrétariat

- Urbanisme : enregistrement, traitement et suivi des déclarations de travaux

- Etat civil : gestion de naissances, mariages, décès

- Gestion des plannings de la locations des salles

- Assistance et organisation des élections

- Relation avec les élus

- Remplacement à l'agence postale communale pendants les congés annuels et formations/réunions de l'agent

Missions / conditions d'exercice

- Accueil physique et téléphonique des usagers

- Gestion courante du secrétariat

- Urbanisme : enregistrement, traitement et suivi des déclarations de travaux

- Etat civil : gestion de naissances, mariages, décès

- Gestion des plannings de la locations des salles

- Assistance et organisation des élections

- Relation avec les élus

Profils recherchés

Les « Savoirs » :

- Règles juridiques des actes administratifs ;

- Règles d’urbanisme ;

- Réglementation des ERP ;

Les « Savoirs-Faire » :

- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale ;

- Connaissance générale : urbanisme, état civil, statut des agents,… ;

- Maîtrise de l’expression écrite et orale ;

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;

- Maîtrise des techniques de recherches documentaires.

Les « Savoirs-Être » :

- Savoir travailler en équipe ;

- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants ;

- Savoir prendre des notes ;

- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs ;

- Accueillir le public avec amabilité ;

- Faire preuve de rigueur ;

- Respecter la confidentialité (discrétion);

- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique ;

- Sens de l’autonomie.