Assistante administrative

Descriptif de l'emploi

sous le contrôle du Maire ou du secrétaire Général de Mairie, l'agent est chargé de l'accueil téléphonique et physique et

des dossiers : urbanisme, état-civil, élections, festivités...

Missions / conditions d'exercice

- Accueillir, orienter et renseigner le public (accueil physique et téléphonique).

- Effectuer des tâches administratives diverses (rédaction de courriers, tableaux de suivi…)

- Festivités : envoi des invitations...,

- Etat civil :

Participation aux mariages, baptêmes et PACS

Publicité des actes

Recensements

Gestion des dossiers mariage

- Urbanisme :

Enregistrement des dossiers

Suivi des décisions

- Elections :

Tenue des listes électorales

Préparation et participation aux scrutins

Profils recherchés

SAVOIRS :

- Maîtrise des logiciels dédiés et des outils de bureautique

- Connaissances réglementaires en matière de délivrance d'actes de l'état civil- Logiciel Berger Levrault

- Application des évolutions réglementaires

- Polyvalence aux différents postes du service

- Disponibilité pour les mariage, élections,

SAVOIR-FAIRE :

- Suivi de l'évolution des actes

- Conseil aux usagers sur les procédures

- Réception, saisie et enregistrement des naissances, décès, mariages, PACS

- Tenue des registres d'état civil et mise à jour par l'apposition des mentions

- Information et conseil auprès des administrés

SAVOIR-ÊTRE :

- Sens du contact

- Qualité d'écoute et de dialogue

- Diplomatie, patience, discrétion et confidentialité

- Rigueur et organisation

- Réactivité et disponibilité

- Savoir s'adapter aux demandes du public selon les circonstances

- Capacité à travailler en équipe