Assistante / Assistant de direction et gestionnaire budgétaire

Vos missions en quelques mots

Votre environnement professionnel :

La direction de l’information et de la communication (Dircom) élabore la stratégie globale de communication de la justice administrative. Elle met en œuvre les actions qu’elle propose dans son plan de communication et accompagne les différentes juridictions administratives dans la réalisation de leurs actions de communication.

Rattachée directement au secrétariat général du Conseil d’Etat, la Dircom est composée d’une directrice, de son adjoint, du titulaire du poste et de 7 chargés de communication.

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Effectifs : 10

Vos missions :

Polyvalente, polyvalent, vous assistez l’équipe de la Dircom dans l’organisation quotidienne de son travail, participez aux actions de communication et suivez les dépenses de la direction, sous le pilotage de la directrice et de son adjoint.

Vos principales activités sont les suivantes :

Appui à l’activité et à l’organisation de la Dircom

- Gérer le fonctionnement courant de l’équipe : réunions d’équipe (planification, ordres du jour…), serveur commun, programmes d’accueil des stagiaires, déplacements, matériel de travail… ;

- Piloter le calendrier des actions de la Dircom : identification des actions, programmation calendaire, suivi du respect des délais… ;

- Gérer les prestataires de la Dircom : référencement, suivi des prestations (délais, questions administratives, livraison...) ;

- Gérer l’archivage des productions de la direction.

Actions de communication

- Gérer les sollicitations de la Dircom par le public : numéro dédié et boite mail « contact » ;

- Gérer le stock des objets de relations publiques et des productions imprimées ;

- Assurer la logistique des événements externes et internes : Journées européennes du patrimoine, séminaire annuel des référents communication, conférences de presse…

Suivi des dépenses de la Dircom

- Etablir les demandes d’achat, créer ou modifier des tiers, veiller à la bonne transmission des bons de commandes, constater les services faits ;

- Suivre les dépôts de factures et la réalisation des paiements ;

- Piloter le tableau de suivi des dépenses.

Ce poste demande une grande disponibilité.

Des formations, notamment à l’utilisation de l’application Chorus pour le suivi des dépenses, seront proposées, si nécessaire.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : directrice de la communication / adjoint à la directrice de la communication

N+2 : secrétaire général

Profil recherché

Le profil recherché est celui d’une personne polyvalente, rigoureuse et organisée.

Une expérience sur un poste similaire au sein de services métier dans des établissements publics est souhaitée. Une expérience dans le domaine de la communication serait un atout.

Une expérience dans des fonctions d'assistanat de direction/service et gestion budgétaire est requis.

Connaissances

Niveau expert

· Connaissance du fonctionnement d’un service.

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Niveau pratique

· Outils Chorus ;

· Circuit de la dépense publique ;

· Connaissance des métiers de la communication.

Savoir-faire

Niveau expert

· Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint…).

· Grande rigueur, sens de l’organisation et du suivi ;

· Polyvalence.

Niveau Maîtrisé

· Goût pour les chiffres et le maniement de données chiffrées ;

· Gestion du temps et des urgences.

Savoir-être

· Qualités relationnelles ;

· Aptitude au travail en équipe et en transversalité ;

· Curiosité ;

· Capacité d’adaptation ;

· Sens du collectif et de l’intérêt général ;

· Autonomie ;

· Gestion du stress ;

. Sens de l’initiative.

Pour candidater :

Votre candidature doit obligatoirement être déposée sur la plateforme Choisir le service public. Elle comprendra impérativement une lettre de motivation et un CV dans lesquels vous préciserez votre statut (contractuel ou fonctionnaire).

Toute candidature adressée hors procédure ne sera pas prise en compte.

Important : le Conseil d’Etat met en œuvre un plan de lutte contre les discriminations et pour la promotion de la diversité. Si vous vous estimez victime d’une discrimination dans le cadre du processus de recrutement, vous avez la possibilité de nous contacter. Plus d’information sur www.conseil-etat.fr > Nous rejoindre

Le Conseil d'État est un employeur « Handi-accueillant », labellisé « Handi engagé » par France Travail.

Eligibilités et conditions financières du recrutement

Pour les candidats fonctionnaires : rémunération statutaire (dont traitement indiciaire, IFSE en fonction du groupe dans lequel est classé le poste, indemnité de résidence en fonction de la localisation géographique du poste, CIA) Pour les agents contractuels : rémunération déterminée en fonction de la classification du poste, du niveau de diplôme et de l’expérience du candidat.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction