Assistante de direction administrative, financière et de pilotage

Descriptif de l'emploi

Assistante de direction administrative, financière et de pilotage

Département Environnement, Espaces Naturels et Biodiversité

poste basée à Cayenne

Missions / conditions d'exercice

Placée sous l'autorité hiérarchique de la Cheffe du Département Environnement, Espaces Naturels et Biodiversité, l'assistante de direction administrative, financière et de pilotage assure l'appui administratif, financier, logistique et organisationnel du département. Elle contribue à la continuité et à la sécurisation du fonctionnement administratif et budgétaire des politiques publiques relatives à l'eau, la biodiversité, le climat, le développement durable, les espaces naturels sensibles, les activités de pleine nature, le jardin botanique et la Brigade Nature. Elle participe au suivi des budgets, marchés publics, conventions, subventions, courriers, délibérations, commissions, commandes internes, moyens logistiques, réunions, tableaux de bord et échéances, en lien avec les services internes de la CTG et les partenaires extérieurs. Elle assure également un rôle de relais administratif auprès des directions support, notamment la Direction des Ressources Humaines, les Finances, la Commande publique et les services logistiques. Le poste requiert une autonomie importante, une capacité de priorisation, un reporting régulier, une bonne maîtrise des procédures internes et une stricte confidentialité des informations traitées.

Volet 1 : Assistance de direction et organisation

* Préparer les dossiers de réunion, ordres du jour, comptes rendus et relevés de décisions.

* Assurer le suivi des courriers entrants et sortants et la transmission des informations utiles.

* Organiser les déplacements, missions, réunions techniques et événements du département.

* Participer à la gestion de l'agenda, les rendez-vous, réunions et échéances de la cheffe de département.

Volet 2 : Gestion administrative, documentaire et instances

* Suivre les dossiers administratifs du département et mettre à jour les outils de suivi.Assurer le classement, l'archivage physique et numérique, la traçabilité des documents.

* Suivre les délibérations, décisions, conventions, notes et rapports administratifs.

* Assurer le suivi des commissions, assemblées et dossiers soumis aux instances de la Collectivité.

* Identifier les échéances et alerter la hiérarchie en cas de risque de retard ou de blocage.

* Assurer le suivi administratif des actes, courriers, notes, rapports, conventions et délibérations soumis à signature.

* Veiller au respect des circuits de validation internes de la Collectivité.

Volet 3 : Suivi budgétaire et financier

* Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire par compétence et par action.

* Réaliser et suivre les engagements, bons de commande, liquidations, mandatements et factures.

* Contrôler la complétude des pièces administratives et financières.

* Préparer les éléments nécessaires aux arbitrages et bilans budgétaires.

* Alerter sur les risques de dépassement, de sous-consommation ou de retard.

Volet 4 : Marchés publics, conventions et subventions

* Assurer le suivi administratif des marchés publics : échéances, notifications, reconductions, pièces et relances.

* Suivre les conventions, subventions et partenariats : pièces justificatives, bilans, échéances et versements.

* Relancer les partenaires, prestataires ou bénéficiaires selon les besoins du service.

* Assurer le suivi administratif des partenariats liés au Jardin Botanique, à la Brigade Nature, aux espaces naturels sensibles et aux activités de pleine nature.

* Préparer les remontées de dépenses des aides financières

Profils recherchés

Un titulaire du cadre d'emploi " rédacteur" ou par dérogation un contractuel.

* Formation : Bac +2 minimum en gestion, administration, comptabilité, assistanat de direction ou équivalent.

* Bac +3 apprécié : gestion administrative, finances publiques, administration des collectivités ou gestion des organisations.