Assistante de direction

Descriptif de l'emploi

• Gère le secrétariat du Maire et du DGS

Missions / conditions d'exercice

• Gérer et suivre les courriers de la Mairie (réception, enregistrement et pré-instruction)

• Gérer et suivre les mails adressés au Maire et au DGS

• Gérer l'agenda des rendez-vous et réunions du Maire, du DGS et des élus

• Rédiger les Courriers, invitations, mailing, rapports, demandé par le Maire et DG

• Suivi des dossiers en cours du Maire et du DGS

• Préparer et participer aux conseils municipaux, délibérations et la mise en ligne

• Transmettre des actes au contrôle de légalité

• Rédiger les comptes rendus des conseils municipaux et de diverses réunions

• Gérer les élections

• Participer à l'organisation et au déroulement des scrutins et des dépouillements

• Gérer le recensement de la commune

• Assurer le classement sur le serveur

• Diffuser les informations dans les services concernés

• Gérer les plannings et les mises à disposition des salles

• Etablir les conventions de locations de salles

• Assurer un appui à l’élu en charge des relations avec les associations

• Organiser en lien avec l’élu en charge les cérémonies officielles ou non et inaugurations

• Assurer le suivi des meublés tourisme

• Assurer les demandes de candélabres en panne et de la signalisation lumineuse

• Assurer le suivi des véhicules « tampons » et informations auprès de la police

• Peut participer à la mise en ligne d’informations sur les différents supports de communication

Profils recherchés

Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Coriolis…)

• Maîtrise des techniques de secrétariat et des procédures décisionnelles

• Connaissances de l’environnement territorial

• Connaissances des méthodes de gestion administrative

• Expérience similaire confirmée de + de 6 ans

• Sens de l’organisation, capacité d’adaptation et d’écoute

• Bonne aisance rédactionnelle

• Avoir le sens du travail en équipe