Assistante de direction chargée du protocole et des relations publiques H/F

Descriptif de l'emploi

La Teste-de-Buch est une collectivité engagée pour son environnement, son territoire et ses employés.

Il s’agit de la ville la plus importante et le principal pôle économique du Bassin d’Arcachon. La commune est desservie par le TER à seulement 45 minutes de Bordeaux.

Avec près de 100 métiers, la collectivité emploie plus de 650 agents titulaires et contractuels dans des domaines d’activités variés : urbanisme, espaces verts, petite enfance, éducation- jeunesse, sports, culture, services techniques, état civil, finances, services sociaux...

Vous êtes motivé, dynamique, rigoureux et impliqué alors venez rejoindre l'équipe du Cabinet du Maire ;

Placée sous l’autorité du Directeur de Cabinet, l’assistant(e) de direction chargée du protocole assure avec les autres assistantes le secrétariat et la gestion administrative du Cabinet, ainsi que la préparation et l’organisation des affaires protocolaires de la collectivité.

Il/Elle contribue à l’organisation des cérémonies commémoratives et mémorielles auxquelles participe le Maire, et prépare les réceptions de la collectivité en lien avec l’agent charge des relations publiques, dans le respect des règles et usages protocolaires.

Il/Elle assure en outre la gestion administrative du Cabinet, notamment le traitement et le suivi des courriers et documents répertoriés dans le logiciel de gestion électronique des documents (GED), ainsi que la préparation, le cas échéant, des réponses aux courriers, sous l’autorité du Directeur de Cabinet.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions :

Affaire protocolaires et cérémonies

- Préparer et organiser les cérémonies commémoratives auxquelles participe le Maire

- Assurer la préparation logistique des cérémonies mémorielles (lieux, matériels, sonorisation, gerbe, protocole)

- Préparer les réceptions de la collectivité en lien avec l’agent chargé des relations publiques

- Veiller au respect des ordres protocolaires, de préséances et des listes d’invités

- Elaborer les documents d’aide à l’organisation (programmes, plan de salle, fiches séquences)

Gestion administrative du Cabinet

- Enregistrer, répertorier et suivre les courriers et documents dans le logiciel de GED

- Assurer le suivi des réponses aux courriers et préparer les projets de réponse

- Classer et archiver les dossiers (support papier et numérique)

- Assurer la traçabilité des dossiers traités par le Cabinet

Secrétariat et appui au Directeur de Cabinet

- Assurer le secrétariat du Directeur de Cabinet en lien avec les autres assistantes

(agenda, appels téléphoniques, courriers)

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques du Cabinet

- Préparer les dossiers et pièces nécessaires à l’attention du Directeur de Cabinet

- Suivre les invitations et les demandes de représentation adressées au Maire en lien avec les autres assistantes

Relations publiques et représentation

- Travailler en binôme avec l’agent chargé des relations publiques sur l’ensemble des temps forts de la collectivité

- Échanger avec les structures invitantes, les partenaires institutionnels, associatifs et économiques

- Contribuer à l’accueil et à la bonne prise en charge des invités et élus lors des manifestations

Profils recherchés

Votre profil :

FORMATION INITIALE :

- Être titulaire du grade relevant de la filière administrative ou équivalent

FORMATION PROFESSIONNELLE NÉCESSAIRE A L’OCCUPATION DU POSTE :

- Formation ou expérience en secrétariat de direction et en protocole

- Maîtrise des outils bureautique (suite Office) et des logiciels de gestion électronique des documents (GED)

- Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel des collectivités territoriales

SAVOIR-FAIRE – EXPÉRIENCE :

- Expérience confirmée dans un poste de secrétariat et de gestion administrative

- Organisation de manifestations, de cérémonies ou de réception

- Utilisation d’un logiciel de GED et d’outils de suivi documentaire

SAVOIR-ÊTRE :

- Grande discrétion et respect de la confidentialité

- Sens du service public et des relations humaines

- Sens de l’organisation et de l’initiative

- Réactivité, sang-froid et capacité de gestion du stress

- Polyvalence et disponibilité