Assistante de direction du Directeur Général des Services

Descriptif de l'emploi

L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente au DGS dans la mise en œuvre des projets municipaux et la coordination des services.

Il/Elle assure un rôle d’assistance dans la coordination, la gestion administrative et le suivi des dossiers stratégiques de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Assistante de direction :

-Gestion le courrier de la direction générale

-Gestion d'agendas

-Planification de réunions

-Gestion des horaires et plannings du personnel d'encadrement

-Participation à la préparation et à l'organisation de cérémonies et manifestations diverses

-Relecture des épreuves de l'Echo et du calendrier des fêtes

-Préparation et organisation de la cérémonie des vœux à la population et au personnel en collaboration avec le cabinet du Maire

Bureau municipal et séances de conseil municipal :

-Préparation, organisation et suivi des réunions de bureau municipal et des séances de conseil municipal

-Relecture des rapports et mise au point en collaboration avec les services émetteurs

-Etablissement des convocations, ordres du jour et rédaction de la note de synthèse associée

-Gestion et suivi des rapports soumis au bureau, des délibérations et des procès-verbaux

-Présence effective lors des séances de conseil municipal (accueil des élus, vérification du quorum, recueil des signatures le cas échéant)

-Rédaction des délibérations définitives

-Réalisation des modalités de rendu exécutoire des délibérations et documents associés (transmission au contrôle de l'égalité et affichage)

-Diffusion et archivage des délibérations

-Participation à la préparation, à l'organisation et au suivi du renouvellement du conseil municipal

-Etablissement des délégations aux élus

Profils recherchés

-Autonomie dans l'organisation et la priorisation du travail

-Travail important en transversalité

-Garantie la sécurité juridique des actes administratifs émanant de sa compétence (délibérations, décisions, conventions)

-Actualisation constante des connaissances juridiques et administratives

-Maîtrise des outils de bureautique et de messagerie électronique

-Qualités relationnelles

-Esprit d'initiative

-Rigueur et organisation

-Qualités rédactionnelles

-Capacité à l'anticipation et à la planification

-Réactivité

-Confidentialité

-Polyvalence

-Disponibilité