Assistante de direction et agent d’accueil social

Descriptif de l'emploi

LE CCAS de BASSENS recrute dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e )de direction et agent d’accueil social pour :

-Assurer le secrétariat général et le suivi de la comptabilité de la plateforme

-Accueillir et renseigner le public de la plate-forme de Services Publics

-Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents

-Accompagner dans les démarches administratives initiales

Missions / conditions d'exercice

Veiller au bon fonctionnement technique, administratif et financier du service :

- Travailler en collaboration avec la Direction sur la mise en œuvre des orientations en cohérence avec le programme municipal

-Assurer la mise en place et le suivi des projets en cours

- Mettre en place des procédures pour faciliter l’accès aux différents logiciels et techniques de travail

- Faciliter l’utilisation du logiciel ELISSAR par des mises à jour et améliorations fréquentes en lien avec le SAV

- Gérer le courrier « arrivée » avec le logiciel BL POST OFFICE

- Réaliser la gestion administrative des conseils d’administration du CCAS et commissions solidarité

- Procéder à la validation dématérialisée des actes administratifs avec le logiciel FAST

- Assurer le suivi de demande de financement

- Gérer le suivi de la comptabilité de la plateforme (réalisation de bons de commande, gestion et classement des factures)

- Assurer le suivi budgétaire de la plateforme (mise à jour des tableaux de suivi et points budget réguliers)

- Travailler la préparation budgétaire en collaboration avec la directrice et les finances

- Assurer la gestion des régies d’avances et de recettes

- Etablir des statistiques selon les besoins du service

-Gérer les listings et mise en place des colis et repas des séniors en collaboration avec l’équipe

- Mettre en page le bilan d’activité annuel

- Rédiger les comptes rendus de réunions de service

- Etablir un bon relationnel avec les prestataires et les autres services de la mairie

- Gérer le courrier des domiciliés

- Gérer l’archivage

Accueillir, renseigner, informer le public :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics

- S’adapter en fonction de tous les interlocuteurs

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

- Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d’urgence

- Prendre et/ou organiser les rendez-vous des agents de la plateforme ainsi que des permanences

- Assurer l’accueil et l’information du point relais CAF,

- Distribuer le courrier des personnes domiciliées,

- Etre l’intermédiaire entre le public et les différents professionnels de la plateforme

Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents :

- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d’urgence et orienter les personnes vers les services concernés

- S’assurer que les personnes orientées soit en mesure d’accéder aux services identifiés

- Renseigner les demandeurs sur l’organisation et le fonctionnement des services

- Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l’information

Accompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales :

- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l’ouverture d’un dossier administratif

- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet

- Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes

Activités secondaires :

- Participer aux réunions de Pôle et de service

- Participer aux réunions d’information du point relais CAF,

- Participer aux analyses de pratique mensuellement

- Mettre en place des expositions thématiques dans l’espace accueil,

-Gérer l’espace et la documentation à l’accueil (salle d’attente, information affichée, distribuée…)

En l’absence du binôme :

- Suppléer les activités principales du binôme absent

Profils recherchés

Techniques :

- Identification et qualification des demandes sociales

- Accompagnement dans les démarches administratives et numériques

- Adaptation de l’accueil au public de l’action sociale

- Soutien aux usagers pour l’utilisation du PC en libre-service

- Prise en charge des stagiaires situés à l’accueil

- Actualisation permanente de l’évolution tarifaire et juridique des prestations

- Maîtrise des logiciels Microsoft office

- Maîtrise du logiciel ELISSAR

- Maîtrise du logiciel FAST

- Maîtrise du logiciel SAP Business Objects

- Maitrise du logiciel BL POST OFFICE

- Connaissances des méthodes d’archivage

- Maîtrise des règles de la langue française

- Maîtrise du logiciel Back Office Services

Relationnelles :

- Qualité d’écoute, d’évaluation de la demande, d’orientation

- Goût du travail en équipe et en partenariat

- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence

- Savoir gérer les conflits

- Sens du travail en équipe

- Volontaire

- A l’écoute

- Bonne aisance orale

Savoir-être :

- Ponctuel

- Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle

- Bonne présentation

- Agir avec courtoisie et politesse

- Sens du service public

- Adaptabilité

- Capacité d’accueil, d’écoute et dialogue

- Patience

- Grande disponibilité

- Capacité d’initiative

- Etre réactif et savoir organiser son temps de travail

- Méthodique

- Rigoureuse

- Bonnes qualités rédactionnelles

- Savoir faire preuve d'initiatives, d’adaptation, d’autonomie et de polyvalence

Diplômes requis :

- Niveau requis V et plus, connaissance domaines social et administratif

Formations et qualifications nécessaires

- Maîtrise de logiciels spécifiques et formation en lien avec l’activité du poste