Assistante de Direction

Descriptif de l'emploi

L'Assistant(e) de Direction au sein du service Finances assure l'interface administrative et organisationnelle du Directeur Financier. Ce poste exige la maîtrise du secrétariat de direction combinée à une rigueur d'exécution pour la gestion comptable publique.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS ou ACTIVITES

1. Secrétariat et appui à la direction

L’assistant(e) fluidifie le quotidien du Directeur des Finances et décharge l'équipe des tâches administratives.

• Gestion de l'agenda et des priorités : Planifier les rendez-vous du Directeur en fonction des échéances budgétaires obligatoires ; filtrer les appels téléphoniques et les demandes de rendez-vous (élus, chefs de services, banques).

• Organisation des instances budgétaires : Planifier la logistique des commissions de finances, des réunions d'arbitrage budgétaire et des conseils municipaux (réservation de salles, envoi des convocations).

• Production de documents administratifs : Saisir les courriers officiels de la direction ; mettre en page les notes internes et rapports financiers ; rédiger les comptes rendus de réunions.

• Accueil et logistique : Recevoir physiquement les partenaires externes du service (commissaires aux comptes, banquiers, Trésor public) ; gérer les commandes de fournitures de bureau du service.

2. Traitement Comptable et Saisie Budgétaire (Exécution de 1er niveau)

Sans se substituer au comptable, l'assistant(e) assure la saisie et le suivi administratif des flux financiers de la direction.

• Saisie des maquettes budgétaires : Intégrer informatiquement dans le progiciel financier les chiffres du Budget Primitif (BP) et des Décisions Modificatives (DM) préalablement arbitrés par le Directeur.

• Gestion de la facturation interne du service : Réceptionner, contrôler et enregistrer les factures propres au service Finances (abonnements juridiques, logiciels métiers) ; assurer le rapprochement avec les bons de commande.

• Suivi des frais professionnels : Centraliser, vérifier la conformité et saisir les notes de frais et ordres de mission des agents du service et du Directeur.

• Gestion des régies (si désigné) : Assurer le rôle de régisseur ou sous-régisseur d'avances ou de recettes pour les petites dépenses courantes de la direction.

3. Interface Administrative et Relation avec les Tiers

L'assistant(e) sert de point de contact privilégié pour garantir la fluidité des échanges d'informations chiffrées.

• Suivi sur Chorus Pro : Assurer le premier niveau de pointage et de dispatching des factures dématérialisées reçues sur la plateforme d'État vers les services gestionnaires de la mairie.

• Relances fournisseurs de 1er niveau : Répondre aux appels des fournisseurs concernant l'état d'avancement du paiement de leurs factures et faire le lien avec les gestionnaires comptables internes.

• Transmission au Comptable Public : Rassembler, classer et transmettre au Service de Gestion Comptable (SGC / Trésor Public) les pièces justificatives exigées par le comptable pour valider les mandats et les titres.

4. Gestion Documentaire, Archivage et Conformité

La comptabilité publique impose une traçabilité irréprochable des pièces justificatives.

• Archivage réglementaire : Classer de manière méthodique et sécurisée les documents budgétaires officiels (budgets votés, comptes administratifs, délibérations financières).

• Veille documentaire administrative : Classer les textes réglementaires, instructions comptables (comme les mises à jour de la nomenclature M57) et circulaires reçues par la direction.

• Contrôle de complétude : Vérifier que les parapheur (physiques ou électroniques) soumis à la signature du Directeur Finances contiennent toutes les pièces annexes indispensables avant validation.

Profils recherchés

PROFIL RECHERCHE et COMPETENCES

Compétences techniques :

• Bureautique : Bonne maîtrise du Pack Office, en particulier Excel (gestion de listes, calculs de base) et Word.

• Outils d'État : Utilisation de la plateforme Chorus Pro (réception des factures).

• Notions comptables : Sensibilité à la comptabilité publique et connaissance de base de la nomenclature M57.

Qualités Professionnelles :

• Discrétion absolue et secret professionnel : Obligation stricte de réserve en raison de l'accès quotidien à des données financières confidentielles, à des dossiers stratégiques et aux arbitrages politiques des élus.

• Rigueur d'exécution et sens du détail : Vigilance extrême lors de la relecture de documents administratifs officiels et de la saisie de données chiffrées où la moindre erreur peut bloquer un flux financier.

• Excellente gestion du stress et adaptabilité : Capacité à rester sereine et efficace face aux urgences, aux pics d'activité budgétaires et aux interruptions constantes.

• Aisance relationnelle et diplomatie : Sens du service et posture professionnelle irréprochable, car l'assistant(e) est le point de contact pivot entre le Directeur, les élus, les directeurs de services et les partenaires extérieurs.

NIVEAU DE FORMATION ET DIPLOMES

Bien que le cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C) soit accessible par concours sans condition de diplôme (ou directement par recrutement direct pour le premier grade), les profils retenus sur des postes d'assistanat de direction possèdent généralement les diplômes suivants :

Diplômes de niveau Bac+2 (Recommandé) :

• BTS Support à l'Action Managériale (SAM) – anciennement BTS Assistant de Manager.

• BTS Gestion de la PME (GPME).

Une expérience préalable de 2 à 5 ans dans le secrétariat ou la gestion administrative est fortement valorisée pour compenser l'absence de diplôme supérieur.

Contraintes par rapport au calendrier réglementaire de l'argent public :

1. Saisonnalité et forte pression temporelle : Charge de travail cyclique très intense lors des périodes de clôture comptable et de vote du budget (fin d'année et printemps). Les délais de transmission des documents à la Préfecture et au Trésor Public sont légaux et non négociables.

2. Gestion des interruptions constantes : Activité très fragmentée (appels urgents des élus, sollicitations du Directeur, imprévus des services), exigeant de savoir stopper sa tâche pour traiter l'urgence tout en maintenant une concentration absolue sur la saisie des chiffres.