Assistante de direction (H/F)

Descriptif de l'emploi

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l’Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d’1,3 millions d’habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture… votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l’Essonne c’est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l’âme d’un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Missions / conditions d'exercice

Le Département de l’Essonne recrute pour sa Direction de la Culture, Domaines et Mécénat (DICDM) :

Assistant de Direction (H/F)

Direction - Evry

(Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux)

La DGATERRA (Direction Générale Adjointe Territoires, transitions et attractivités) pilote les politiques départementales liées à l’aménagement du territoire, à l’écologie, à la culture, au sport, au numérique et à la valorisation du patrimoine.

La DICDM (Direction de la culture, des domaines et du mécénat) œuvre autour de deux piliers d’action : d’une part en façonnant le service public de la culture à l’échelle départementale, et d’autre part en contribuant à l’attractivité du territoire.

Sous l’autorité hiérarchique de la direction de la DICDM, en lien avec la direction de la Direction des Archives départementales et du Patrimoine Mobilier (DAPM), l’assistant(e) de direction apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de suivi de dossiers.

A ce titre, vous aurez pour missions principales :

• Organisation du quotidien professionnel

o Organiser l’agenda, prendre des rendez-vous en fonction des priorités et monter des réunions internes ou externes

o Transmettre des informations et messages importants

o Organiser les déplacements des cadres et agents de la direction

o Mettre à jour les bases de données

o Préparer et transmettre des documents pour les réunions en respectant les délais de transmission

o Prendre des notes et rédiger des comptes rendus lors de réunions

o De manière générale, faciliter le quotidien des membres de la direction de la DICDM et de la DAPM

• Appui dans la gestion quotidienne des ressources humaines

o Assurer le rôle de référence Octime

o Accompagner la préparation de la prise de poste des nouveaux arrivants

o Assurer le processus d’accueil de stagiaires, en particulier pour la DAPM

o Apporter son concours dans l’organisation de réunions et séminaires

o Diffuser les informations utiles aux agents

• Suivi des projets et activités des directions

o Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

o Créer, suivre et compiler certains tableaux ou documents liés à l’activité

o Participer aux publipostages ou autres opérations de communication, éventuellement avec des missions d’accueil lors d’événements importants des directions

• Participation à la relation avec la direction générale et les élus

o Veiller à la préparation des réunions des élus, des fonds de dossier pour les réunions stratégiques et instances, et des interventions orales et discours, en lien avec les interlocuteurs de la direction générale et du cabinet

o Suivre les échéances des différents rendus et organiser le rappel des délais lorsque nécessaire

o Assurer le suivi des notes et courriers dans Odyssée, alerter en cas de retards et faire le lien avec les autres interlocuteurs concernés

• Accueil téléphonique

o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent

o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques

Profils recherchés

Profil recherché :

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans les domaines de l’assistanat, de la gestion administrative ou du secrétariat, et justifiez idéalement d’une expérience sur un poste similaire, de préférence au sein d’une collectivité territoriale ou d’un environnement institutionnel.

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et les procédures administratives. Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer les priorités, assurer le suivi de dossiers, organiser des réunions et rédiger des comptes rendus avec une excellente qualité rédactionnelle.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés. Réactif(ve), méthodique et discret(ète), vous faites preuve d'un grand sens de l'organisation et de la confidentialité. Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des circuits décisionnels constitue un véritable atout pour réussir dans ce poste.

Conditions de travail :

• Être mobile : déplacements mensuels sur le Domaine de Chamarande

Poste basé à Evry, à pourvoir dès que possible sur le cadre d’emploi des Rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière administrative), ou contractuel (CDD 1 an renouvelable)

39 heures par semaine, 50 jours de congés (27 Congés annuels + 23 RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle

Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.

Prestations sociales du CNAS

Participation 75% du titre Navigo

Restaurant d’entreprise

CET

Accès facilité à la formation

Télétravail : 1 jour par semaine (en fonction des nécessités de service)