Assistante de direction (h/f)

Descriptif de l'emploi

Rattachée à la Directrice de la Culture, l’agent a pour mission d’accompagner le suivi administratif des grands projets patrimoniaux et de la Direction de la Culture dans l’organisation générale des activités. Elle contribue également à la bonne tenue et mise à jour des outils utilisés, de la Direction.

Missions / conditions d'exercice

Contribuer à la bonne organisation en binôme avec l’assistante-coordinatrice aux activités de la Direction de la Culture ainsi qu’aux missions de la cellule Grands Projets Patrimoniaux :

- L’organisation de réunions

- La préparation de fonds de dossiers

- La participation aux réunions d’équipe, la réalisation et diffusion de compte-rendu

- Le suivi de l’agenda et du calendrier des activités de la Direction de la Culture

- Le suivi des plannings de l’activité (absences, congés…)

- Le suivi des projets de la cellule

- Appui administratif et organisationnelle de la cellule (hiérarchisation des priorités, formalisation et harmonisation des process, etc)

- Centralisation et mutualisation des informations

Contribuer au suivi de l’activité de la Direction de la Culture et en particulier de l’équipe Grands Projets Patrimoniaux par :

- Le recueil des tableaux de bord

- Le suivi du circuit de validation et de diffusion des documents réalisés et tout particulièrement des éléments liés à la communication (par la conception d’outils adaptés et une approche rigoureuse et méthodique)

- Le suivi des logiciels internes (Gec-flower, neeva, I-Parapheur…)

- Contribuer à la transversalité des services

- Assurer le respect des délais

- Assurer un rôle d’interface entre les agents et la direction

- Facilitation de la circulation de l’information (interne/externe)

Travailler en lien étroit avec l’assistante de la Directrice de la culture et assurer ses remplacements lors de ses absences.

Suivi des demandes d’appui logistique et coordination avec le service événementiel

- Veiller à la bonne transmission des informations permettant l’inscription des projets dans les plans de charge de chaque service concerné et le cas échéant, alerter en cas d’ajustement nécessaire

Tenue du calendrier des événements culturels de la Direction de la Culture et de « l’agenda PCD »

Profils recherchés

Savoirs :

Fonctionnement général de l’administration

Maitrise des outils bureautiques

Fonctionnement des bases de données

Savoir faire :

Grandes compétences organisationnelles

Capacités rédactionnelles

Réalisation et utilisation d’outils de suivi

Savoir être :

(qualités relationnelles, posture professionnelle, capacité d’adaptation, rigueur…) Rigueur et méthode

Grande aisance relationnelle

Réactivité et sens de l’initiative

Discrétion

Curiosité intellectuelle et enthousiasme

Sens du service public