Assistante de Direction

Descriptif de l'emploi

L'Assistante de direction assure l'accueil téléphonique et physique du service Politique de la ville. Elle assiste le Chef de projet et son adjointe dans la gestion administrative et financière inhérente à son fonctionnement. Elle est en relation avec des partenaires institutionnels et associatifs et avec les différents services de Lunel Agglo et de la ville de Lunel.

Missions / conditions d'exercice

 Assurer l'accueil téléphonique (partenaires institutionnels et associatifs et autres services municipaux) et physique du service Politique de la ville

 Assurer l'accueil des partenaires lors des réunions

 Réaliser des travaux de bureautique :

◦ Rédaction et mise en forme de courriers, de compte rendus et de documents administratifs

◦ Préparation de documents pour des réunions (diaporamas...)

◦ Exploitation de données quantitatives et création de graphiques

◦ Tri, classement, archivage, numérisation.…

◦ Assurer le suivi des parapheurs et être garant du respect du circuit de validation

. Gestion et suivi du logiciel courrier

 Assister le Chef de projet Politique de la ville et de son adjointe dans la gestion administrative et financière inhérente au fonctionnement du service :

◦ Transmission de documents et d'informations au sein de l'équipe et en direction d'autres services de la collectivité

◦ Organisation de rendez-vous et de réunions avec différents partenaires

◦ Mise sous pli et envoi du courrier

◦ Gestion administrative des dossiers de demande de subventions, incluant leur transmission aux autres organismes financeurs sollicités

◦ Gestion des congés et récupérations

◦ Gestion de la base de données des contacts

◦ Gestion des agendas et des plannings (réservation de salles...)

. Gestion, centralisation et veille des outils de communication liés aux projets de la Politique de la Ville.

Profils recherchés

 Connaissance des dispositifs de la Politique de la ville et de son environnement institutionnel

 Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, règles typographiques...)

 Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableur, graphiques, diaporamas, logiciels ciril finances...)

 Autonomie dans l'organisation du travail et gestion des priorités

 Polyvalence, capacité d'adaptation et réactivité

 Goût pour le travail en équipe

 Capacité à faire preuve de discrétion et à respecter les règles de confidentialité