ASSISTANTE DE DIRECTION

Descriptif de l'emploi

ASSISTANTE DE DIRECTION - DIRECTION DE L'EVENEMENTIEL, DE LA COMMUNICATION ET DE LA VIE ASSOCIATIVE

Liens hiérarchiques :

- Supérieur immédiat : Directrice de l’évènementiel, de la communication et de la vie associative

- Collatéraux : autres personnels de la direction

- Subordonnés : 0

Effectif de la direction : 21

Effectif du service : 7

Missions / conditions d'exercice

Activités principales :

Relation avec les administrés, les partenaires et services

- Accueil physique, téléphonique et gestion de la boîte mail du service

- Transmission de l’information et gestion des priorités

Gestion administrative

- Gestion de l’agenda et transmission aux élus

- Gestion de l’agenda personnel de la directrice

- Gestion du courrier entrant et sortant, rédaction des courriers du service, envoi des invitations

- Suivi des parapheurs et des signatures

- Organisation des réunions : convocation, ordre du jour

- Gestion des tableaux de bord (statistiques accueil, décisions…)

- Gestion des demandes d’achat et bons de commande

- Suivi comptable (engagements, factures)

- Gestion du papier et des fournitures du service

- Gestion des demandes d’intervention interne

Régie

- Régisseur principal de la DECVA

Salles locatives

- Gestion des locations des salles (planning, courriers, enregistrements, états des lieux)

Activités spécifiques :

Soutien à la vie associative et au sport

- Gestion des plannings des équipements sportifs et des demandes

- Renseignements et orientation

- Réservation du minibus, envoi des conventions et décisions

- Gestion administrative de l’école municipale des sports et des stages sportifs

Soutien à l’évènementiel

- Gestion administrative des inscriptions aux manifestations du service

- Participation aux manifestations du service

Marché

- Encaissement des commerçants sur les marchés hebdomadaires

Réserve alimentaire

- Gestion et suivi des stocks de la réserve alimentaire municipale

- Préparation des pots organisés par les services

Profils recherchés

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

► Savoir

Outil informatique : environnement Windows et bureautique

Maîtrise des outils de communication internes et externes

Maîtrise de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité

Renseignement de la population

Maîtrise des procédures administratives

► Savoir faire

Etre à l’écoute du public, le renseigner et l’orienter si besoin

Rédiger des courriers et documents administratifs

Suivi de l'actualité

Respect des échéances

► Savoir être

Discrétion

Devoir de réserve

Qualités relationnelles

Travailler en transversalité

Méthode et rigueur

Sens de l’organisation

Capacité d'autonomie

► Qualités appréciées

Disponibilité