Assistante de Direction Ressources Humaines

Descriptif de l'emploi

Vous aimez organiser, coordonner et faciliter le quotidien d’un service ? Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens du contact et votre polyvalence ? Rejoignez l’équipe des Ressources Humaines qu’Assistant(e) de direction et contribuez activement au bon fonctionnement de nos services !

Missions / conditions d'exercice

Vos missions : un poste polyvalent au cœur de l’organisation

En lien avec le responsable de service, vous assurez des missions variées de secrétariat, de gestion administrative et de suivi des dossiers, dans un souci constant de qualité de service et d’accompagnement des agents.

Assurer l’accueil et le secrétariat

Assurer l’accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs.

Gérer les rendez-vous et contribuer à l’organisation quotidienne du service.

Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs à la demande du responsable.

Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer les courriers entrants et sortants.

Classer et archiver les documents administratifs.

Assurer le suivi administratif des agents

Planifier et suivre les visites médicales : convocations des agents, transmission des préconisations aux responsables et mise à jour des suivis.

Instruire les dossiers de médailles du travail : vérification des droits, calcul de l’ancienneté, constitution et transmission des dossiers.

Gérer les demandes de remboursement de frais hors formation : information des agents, vérification des états de frais, élaboration des récapitulatifs, transmission au service des finances et mise à jour des tableaux de suivi.

Établir les états de services nécessaires aux concours et examens professionnels.

Assurer la permanence de la mutuelle et transmettre les dossiers des agents.

Suivre l’activité syndicale, notamment les ASA et DAS.

3. Participer à la gestion administrative et logistique

Assurer le suivi des arrêtés de régie.

Préparer et suivre les commandes de fournitures administratives.

Instruire et suivre les dossiers relatifs aux logements de fonction.

Profils recherchés

Le profil que nous recherchons

Vous êtes organisé(e), méthodique et appréciez la diversité des missions administratives. Vous savez gérer les priorités et travailler en collaboration avec différents interlocuteurs.

Vos compétences :

Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques, notamment le traitement de texte et les tableurs.

Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise des règles d’orthographe, de grammaire et de typographie.

Aptitude au classement, à l’archivage et au suivi rigoureux des dossiers.

Sens de l’écoute, qualités relationnelles et bonne communication.

Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son activité.

Discrétion professionnelle, rigueur et sens de l’organisation.

Une première expérience sur un poste administratif serait un atout.