Assistante de direction

Descriptif de l'emploi

- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

- Assurer les tâches administratives des dossiers de la direction

- Assurer la veille réglementaire relative à la vie des collectivités

- Organiser et planifier les réunions

- Piloter les événements et réceptions en liaison avec l’agent d’accueil

- Réceptionner, traiter et diffuser les informations auprès des élus

- Gérer le courrier et l’agenda du Président

- Rédiger les délibérations et les décisions

- Préparer les dossiers du président et du DGS

- Centraliser les informations pour la MAJ du site internet et gérer l’intranet

- Participer à l’élaboration des supports de communication

- Rédiger le rapport annuel d’activités de la collectivité

- Réaliser la note de synthèse du CT et assurer les convocations

- Rédiger les avis du CT

- Accompagner les communes dans le montage des dossiers de demandes de subvention

- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers

- Gérer les contrats d’assurance

- Déclarer et suivre les sinistres

- Assurer le suivi des indemnisations

- Assurer l’accueil physique et téléphonique

- Gérer la réception, le traitement, le classement et la diffusion d’informations (courriers, mels)

- Affranchir le courrier

- Gérer le planning des salles et suivre l’installation des salles réalisée par le service technique

-Gérer la communication de la collectivité

Missions / conditions d'exercice

- Connaître le circuit des décisions du conseil communautaire

- Connaitre l’outil informatique

- Connaitre les logiciels de bureautique Word, Excel, Powerpoint, Publisher

- Connaitre le protocole et les procédures internes

- Connaitre l’environnement institutionnel

- Maîtriser l’expression écrite

- Recueillir les informations de fonctionnement des différents services

- Connaître les dossiers suivis par chaque service

- Produire des courriers, invitations, tableaux de suivi et publipostages

- Traiter les informations par ordre d’importance

- Etre capable d’anticiper

Profils recherchés

- Être à l’écoute

- Avoir le sens de l’accueil

- Être disponible

- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité