Assistante de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Spécificités du poste

- Travail en collaboration avec les Chefs de service et l’ensemble des deux services afin d’optimiser les activités et les résultats,

- Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure,

- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d’événements spécifiques.

Missions / conditions d'exercice

Missions principales :

- Contribue à coordonner l’équipe et les projets.

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service Démocratie Participative & Quotidienneté et en relais de celui du pôle citoyenneté

- Organiser les rendez-vous, les réunions et se charger de la réservation des salles,

- Suivre les plannings notamment de tâches programmées, et effectué le suivi via le logiciel GMA

- Préparer les fonds de dossiers des réunions,

- Prendre des notes et rédiger des courriers,

- Concevoir des courriers et rapports selon orientations données-Instruire les dossiers confiés (statistiques par ex.),

- Concevoir et suivre des outils de suivi d’activités (Tableaux de bord),

- Réaliser et mettre en forme des diaporamas,

- Transformer des données en diagrammes,

- Participer à des réunions internes et publiques,

- Assurer le suivi administratif du personnel (congés, formations),

- Établir les commandes de matériel et consommables,

- Procéder au classement et à l’archivage,

- Être en appui aux Chefs de service dans la gestion de l’équipe et de leurs activités,

- Être source de sérénité dans les rapports professionnels,

- S’articuler avec l’Assistante du Pôle Citoyenneté,

- Assurer le lien avec les Élus.

- Assurer les missions de relations publiques du pôle citoyenneté : gérer les plannings en lien avec le secrétariat du pôle citoyenneté, assurer les dossiers protocolaires (cérémonies patriotiques, manifestations municipales assurées par le service, etc.).

Missions secondaires :

Être force de proposition

- Rechercher et proposer des améliorations,

- Aider à la conduite du changement en s’adossant à son expérience,

- Prise d’initiative et conseil sur ses champs de compétences.

Faciliter les relations

- Avec les Autres Services, s’assurer de la prise en compte des demandes formulées.

Garantir la tenue des engagements

- Alerter en cas de difficulté (dont délai anormalement long),

- Suivi des signalements effectués sur la GRU (Gestion Relations Usagers) par l’équipe mais également être vigilant sur les signalements effectués par les habitants et/ou les acteurs du territoire.

Profils recherchés

Profil :

- Niveau BAC +2 (BTS, etc.) Secrétariat, Assistante de Direction,

- Complément souhaité : Droit ou Lettre ou Comptabilité ou gestion de projet.

- Modalités d’accueil,

- Qualités rédactionnelles (forme et fond),

- Facilités de synthèse,

- Capacités d’analyse et de conseil,

- Goût pour la proximité, la traçabilité et la réactivité,

- Connaissance du territoire et/ou appétence pour la renforcer,

- Maîtrise de logiciels comme Word, Excel, Power Point…

- Maîtrise de GMA appréciée-Veille documentaire

- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les imprévus

- Aptitude à faire face aux situations imprévues et aux délais contraints

- Réactivité et adaptabilité face aux aléas et aux priorités changeantes

Savoir faire technique et méthodologique

- Techniques de secrétariat,

- Méthode de classement et d’archivage,

- Gestion administrative,

- Prise de note.

Savoir être :

- Facilité d’intégration en équipe,

- Sens de l’écoute des administrés,

- Souplesse,

- Rigueur et autonomie,

- Disponibilité et adaptabilité horaire.

- Discrétion,

- Capacité à l’observation et à la remontée d’information.