Assistante de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Vous assistez le responsable de service et collaborez au recueil et au traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du Service Education, Enfance, jeunesse, Sport et Affaires Culturelles

vous assurez la suppléance d’une régie de recettes (possibilité d’évolution vers une régie supplémentaire en fonction de l’organisation du service et des activités)

Missions / conditions d'exercice

Missions et responsabilités (activités principales, degré d’autonomie, initiatives)

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable EEJSAC

Gestion administrative

Assiste le responsable de service et participe à la gestion administrative courante :

- Aide dans l’élaboration des marchés publics, la gestion et le suivi budgétaire des commandes (comptabilité courante)

- Appui aux ressources humaines dans le suivi des contrats des animateurs de la Caisse des écoles et de la Ville, et du personnel de service.

- Assiste le responsable de service au recueil et suivi des éléments administratifs et comptables nécessaires à l’élaboration et la liquidation des dossiers de demandes de financement.

- Participation aux opérations de facturation des activités péri et extrascolaires.

- Suivi de tableaux de bord divers.

Secrétariat

Réalisation de travaux bureautiques :

- Suivi du courrier et des e-mails entrant et rédaction de la correspondance du service.

- Assure le suivi et la mise en forme des documents et dossiers administratifs

- Assure l’exécution et le suivi des procédures et décisions administratives

- Gestion et suivi des plannings d’occupation des bâtiments municipaux et de réservations de salles.

- Relations avec les associations (sous couvert du responsable de service)

Accueil et communication

Assiste et supplée l’agent d’accueil :

- Accueil du public et communication (physique, téléphonique, mailing)

- Régisseur suppléant de la Caisse des Écoles : encaissement des participations financières des familles aux différentes activités proposées par la Caisse des Écoles (pause méridienne, accueils collectifs de mineurs, accueils périscolaires)

Polyvalent et autonome dans ses tâches quotidiennes en rendant compte à la hiérarchie.

Technicité du poste (savoir-faire)

• Prise en compte des orientations du service et de la collectivité

• Sensibilisation à la comptabilité et à la commande publique (marchés publics)

• Analyse et compréhension des demandes

• Bonne connaissance des techniques et outils d’information et de communications (orale et écrite).

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques

• Recherche des informations notamment réglementaires

• Collecte et contrôle des pièces justificatives

• Mise en forme et présentation des dossiers

• Préparer les documents de suivi des décisions administratives

• Classement ordonné des documents

Contraintes et difficultés particulières liées au poste (astreintes, port de vêtements particuliers, habilitation…)

• Polyvalence : capacité à s’adapter aux différentes demandes liées aux compétences multiples du service EEJSAC

Relations de travail

Internes : Les services de la ville - Les élus

Externes : La Caisse d’allocations familiales, la Direction régionale et départementale de la jeunesse et des sports, L’Education Nationale, les Associations, les fournisseurs, les prestataires de service, et les usagers.

Conditions matérielles

Lieu de travail : Pôle Jeunesse

Temps et horaires : 35 heures hebdomadaires sur 5 jours

Moyens alloués (véhicule, téléphone, ordinateur, logiciels…) : Téléphone, ordinateur, photocopieur et matériel de bureautique

Profils recherchés

Compétences exigées par le poste (savoirs et savoir être)

• Connaissance de la fonction publique territoriale

• Bonnes qualités rédactionnelles (aide à rédaction des dossiers de subvention, demandes de financement, courriers et documents administratifs divers)

• Bonne communication écrite et orale

• Aisance relationnelle

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques

• Procédures administratives

• Techniques de classement

• Autonomie

• Travail en équipe au sein du service

• Relations avec l’ensemble des services

• Sens du service public

• Réactivité

• Discrétion