Assistante de gestion administrative

Descriptif de l'emploi

Afin de renforcer l'équipe du service Etat-civil la Ville de Beuvrages recrute un(e) assistant(e) de gestion administrative .

Au sein d'une équipe actuellement composée de trois personnes vous exercera vos missions sous l'autorité directe de la Responsable du service Etat-civil, et travaillerez en étroite collaboration avec cette dernière.

Missions / conditions d'exercice

Missions et tâches relatives au poste

- Accueil, orientation et information des usagers dans leurs démarches,

- Instruction et gestion des dossiers de déclaration de naissance, de reconnaissance, de changement de nom, de changement de prénom(s), de mariage et de décès,

- Suivi des dossiers traités,

- Tenue des registres d’état civil,

- Transmission des documents et leur mise à jour,

- Délivrance des actes d’état civil et des livrets de famille,

- Préparation des cérémonies de mariages, parrainages civils, noces d’or et de diamant, médailles du travail, médailles de la famille, citoyenneté, nouveaux habitants,

- Enregistrement des dossiers de P.A.C.S (déclaration, modification, dissolution),

- Recensement citoyen,

- Attestations d’accueil,

- Enregistrement des inhumations, exhumations, travaux au sein du cimetière communal et des déclarations des opérateurs funéraires (dispersions des cendres et dépôts temporaires de cercueil au crématorium, transports de corps…),

- Mise à jour du logiciel du cimetière,

- Vente, renouvellement et reprise des concessions funéraires,

- Mise à jour et édition de la liste électorale, édition et mise sous pli des cartes électorales,

- Enregistrement des demandes d’inscriptions et mutations sur les listes électorales,

- Tirage au sort du jury d’assises,

- Accueil physique et téléphonique sur le site de l’hôtel de ville

- Régisseur suppléant, régie « état-civil »,

- Enregistrement et délivrance des cartes nationales d’identité et des passeports en l’absence de l’agent en charge de cette mission.

Statut, formation et expérience demandés, permis

- titulaire de la fonction publique territoriale

- Catégorie C, filière administrative,

- Expérience état- civil exigée

- Permis B obligatoire,

Contraintes et difficultés particulières liées au poste

- Travail en bureau,

- Respect de l’agenda,

- Déplacement avec un agent de la police municipale au domicile des habitants ne pouvant se déplacer pour établir les certificats de vie ou les délégations de signature,

- Mobilité lors des demandes de recueil à domicile (dépôt de la carte agent et retrait du dispositif de recueil mobile en Sous-Préfecture de Valenciennes et recueil de la demande au domicile de l’usager accompagné d’un agent de la police municipale),

- Rythme de travail soutenu à l’approche des scrutins électoraux et du recensement de la population et pics d’activités au service des titres d’identité liés aux périodes des départs en vacances.

Relations de travail

Internes

Travail en collaboration avec les autres services de la collectivité en fonction des besoins (état-civil, pôle des solidarités, police municipale …).

Externes

- Sous- Préfecture et Préfecture,

- Collectivités territoriales (service état-civil),

- Prestataires de service,

- Usagers

Conditions matérielles

Lieu de travail : Hôtel de Ville

Temps et horaires : Sur 5 jours ou 4,5 (horaires variables) – temps complet – actuellement les agents du service ne sont pas requis sur les cérémonies de mariage le samedi et la mairie n’est pas ouverte le samedi matin. (Situation susceptible d’être modifiée à l’avenir).

Rémunération : Grille indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois (un an d’ancienneté)

Moyens alloués : outils informatiques (ordinateur, logiciels métiers, téléphone …)

Véhicule : Possibilité d’utiliser un véhicule de la ville pour les déplacements professionnels.

Profils recherchés

Technicité du poste (savoir-faire)

- Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail,

- Maitrise des techniques de communication,

- Maitrise des outils informatiques et numériques

- Maitrise de l’expression orale

Compétences exigées par le poste (savoirs et savoirs-être)

- Amabilité, sens du contact, capacité d’écoute,

- Neutralité et sens du service public,

- Discrétion professionnelle et devoir de réserve,

- Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence,

- Ponctualité,

- Réactivité, sérieux et efficacité