Assistante de gestion administrative polyvalente (H/F)

Descriptif de l'emploi

Le Département de l’Essonne recrute pour sa Direction Générale Ajointe Education, Mobilités, Sécurité et Patrimoine, et plus précisément pour sa Direction de la Construction et de la Maintenance des Bâtiments un(e) :

Assistant de gestion administrative polyvalente (F/H)

(cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux)

La Direction de la Construction et de la Maintenance des Bâtiments (DCMB) regroupe l’ensemble des compétences nécessaires à la maîtrise d’ouvrage des opérations à mener sur le patrimoine bâti.

Elle administre, maintient, adapte et développe le patrimoine départemental hors collèges en assurant une gestion qualitative, économe et durable au service des usagers.

L’assistante de gestion administrative représente le pilier de la bonne organisation des activités de la direction, garantissant la fluidité des échanges internes et externes, et représentant un véritable facilitateur pour l’ensemble des équipes. Sa contribution directe à la gestion administrative, au suivi des dossiers, à la coordination des services et à la gestion quotidienne des tâches est un levier essentiel pour notre l’efficacité opérationnelle de l’ensemble de la direction.

L’assistante de gestion administrative garantit un accompagnement administratif solide et assure un environnement de travail serein et efficace.

Missions / conditions d'exercice

Rattaché(e) à la responsable de secteur Assistance aux Projets et aux Usagers, Information et communication (APUI) de la Direction, vous êtes un des piliers administratifs du pôle et un appui précieux pour l'ensemble des agents de la direction. Votre polyvalence et votre sens de l'organisation font de vous un levier essentiel d'efficacité opérationnelle.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Appui aux équipes et organisation du quotidien :

• Planifier et coordonner les agendas des chefs de service et de leurs équipes.

• Organiser de bout en bout réunions, commissions, instances et déplacements.

• Gérer les besoins logistiques et matériels du pôle (moyens généraux, accès).

Production écrite et suivi budgétaire

• Rédiger et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et procès-verbaux officiels.

• Suivre les échéances réglementaires, notamment celles des marchés publics (alertes et contrôle des calendriers).

• Participer au suivi des enveloppes financières et à l'exécution budgétaire, en lien avec les services financiers.

Gestion de l'information et des dossiers

• Réceptionner, qualifier et instruire les dossiers et demandes (validité des pièces, procédures).

• Structurer, classer et archiver les flux documentaires, papier et numériques.

• Préparer les dossiers de séance des commissions et tenir les tableaux de bord du pôle.

• Assurer le suivi hebdomadaire des plannings d'astreinte.

Accueil et interface

• Accueillir et orienter usagers et agents, par téléphone comme en présentiel.

• Hiérarchiser les demandes selon leur urgence et servir de lien avec les directions partenaires (RH, Finances, Commande Publique…).

Conditions particulières :

• Poste sédentaire avec déplacements ponctuels sur sites ou en réunion.

• Collaboration quotidienne avec des interlocuteurs variés : élus, services techniques, prestataires.

Profils recherchés

Diplômé idéalement d’un BTS ou DUT en gestion administrative, bâtiment ou urbanisme (ex. BTS Étude et économie de la construction, BTS ATI, BUT Carrières juridiques).

Connaissance des procédures d'urbanisme, de construction et des marchés publics ;

Notions de droit administratif et de gestion budgétaire.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et de suivi (tableaux de bord, plannings).

Une première expérience en collectivité territoriale, bureau d'études ou entreprise de construction sera appréciée.

Vous faîtes preuve de rigueur, d’autonomie, de discrétion, d’une excellente expression écrite, du sens du relationnel et du goût du travail en équipe.