Assistante de gestion territoriale

Descriptif de l'emploi

Le Groupement Sud compte 14 centres d’incendie et de secours (1 centre mixte et 13 centres volontaires) et 4 services fonctionnels, regroupant un total de 488 agents dont 48 sapeurs-pompiers professionnels, 426 sapeurs-pompiers volontaires et 8 personnels administratifs et techniques.

Le Groupement Sud a en charge 40 % du territoire essonnien, compte 70 communes et regroupe tous les centres de secours du sud du département de l’Essonne. C’est un territoire essentiellement rural avec une réponse opérationnelle basée à 70 % sur le volontariat. Ce territoire comprend néanmoins 5 sites Seveso seuil haut, un réseau routier étendu et des risques liés aux feux d’espaces naturels élevés.

Sous la responsabilité de la Cheffe du Service Administration et Finances du Groupement Sud, vous participez à la coordination des activités administratives, RH et financières du Groupement et accompagnez les Chefs de centre dans leurs démarches.

Missions / conditions d'exercice

Suivi de l’aptitude médicale et opérationnelle des agents :

Organisation des visites médicales des SPP, SPV et Jeunes Sapeurs-Pompiers (JSP) : gestion du planning des médecins et infirmiers, programmation et préparation des visites, information des Chefs de centre et agents concernés et transmission des résultats des visites aux services concernés,

Pour les visites spécifiques, transmission aux agents des prises en charge, de la liste des documents à fournir et toutes informations utiles,

Information sur les campagnes de prévention et de vaccination éventuellement organisées par la Sous-Direction Santé,

Mise à jour et suivi des tableaux de bord, du progiciel MEDISAP et des dossiers médicaux individuels papier,

Transmission du certificat médical d’aptitude à la conduite des poids lourds et engins spéciaux, à la demande de l’agent ou dans le cadre de l’examen du permis,

Archivage, transfert des dossiers.

Gestion du secrétariat du Groupement en lien avec la Cheffe de service :

Accueil physique et téléphonique,

Traitement du courrier,

Rédaction de comptes-rendus, courriers et attestations,

Partage des informations,

Actualisation des tableaux de bord et bases de données,

Suivi des tableaux des effectifs et des mouvements de l’ensemble des personnels,

Mise à jour des dossiers des personnels et transfert vers les autres structures.

Ressources humaines :

- Préparation et suivi des dossiers liés au domaine des ressources humaines (engagement SPV, réengagements quinquennaux, résiliations, démissions, suspensions, médailles et récompenses…),

- Elaboration, alimentation, actualisation et exploitation des tableaux de bord et/ou bases de données du service,

- Participation à la rédaction et à la formalisation des procédures liées au domaine d’activité du service,

- Soutien aux services du Poste de Commandement du Groupement,

- Accompagnement administratif des Chefs de centre,

- Saisie des indemnités bimestrielles des sapeurs-pompiers volontaires et mise à jour des tableaux des indemnités SPV.

Suivi de l’absentéisme des personnels : accidentologie, maladies et congés exceptionnels :

- Transmission des informations relatives aux arrêts maladie,

- Contrôle et suivi des dossiers d’accident en service jusqu’au certificat final.

Gestion financière :

- Exécution budgétaire de la commande de repas, achat de petits équipements, de matériels et autres, de l’engagement à la liquidation.

Profils recherchés

Compétences requises :

Expérience dans le secrétariat d’une collectivité ou d’un SDIS,

Connaissance des techniques rédactionnelles,

Connaissance du SDIS, des règles de base, du statut de la fonction publique territoriale et de la réglementation relative aux sapeurs-pompiers volontaires,

Connaissance du règlement intérieur sur la partie liée aux ressources humaines,

Connaissance de base sur l’environnement territorial et juridique,

Maîtrise des outils informatiques et progiciels métier (ASTRE, MEDISAP, LPTT, SIAP, CIRIL, OUTLOOK, LAL, MAARCH COURRIER…),

Capacité à assumer différentes tâches et à s’adapter rapidement.

Qualités attendues :

Aisance relationnelle,

Autonomie et prise d’initiatives,

Organisation et planification,

Force de proposition,

Réactivité,

Discrétion professionnelle absolue.