Assistante de la Direction Générale et du Maire

Descriptif de l'emploi

L'assistante de direction apporte une aide permanente au Maire et à la Directrice Générale des Services dans l'organisation de leurs activités, la gestion administrative, le suivi des dossiers stratégiques, la coordination des instances municipales, des événements institutionnels et des cérémonies protocolaires. Elle constitue un relais essentiel entre les élus, les services municipaux, les partenaires institutionnels et les administrés

Missions / conditions d'exercice

1. Assistance du Maire et de la DGS

Gérer les agendas du Maire et de la DGS en tenant compte des priorités institutionnelles.

Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.

Assurer le rappel des échéances et le suivi des dossiers.

Filtrer et transmettre les informations, courriers et messages.

Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous.

Assurer une coordination régulière avec le cabinet, les élus et les directions.

2. Participation à la Gestion des assemblées et instances municipales

Préparer les convocations et les dossiers des conseils municipaux.

Participer à l'organisation et au suivi des commissions municipales.

3. Gestion administrative et secrétariat général

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes, rapports et documents administratifs.

Assurer le traitement, l'enregistrement, la diffusion et l'archivage des courriers et documents.

Suivre les procédures administratives liées aux instances et dossiers confiés.

Établir les ordres de mission des élus.

Assurer le suivi administratif de dossiers spécifiques de la direction générale.

Participer à la diffusion de l'information entre les services et les partenaires institutionnels.

4. Accueil et relations avec les usagers

Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction.

Renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les services compétents.

Adapter sa communication aux différents publics.

Assurer le suivi des demandes adressées au Maire et à la Direction Générale.

5. Organisation des événements institutionnels et internes

Organiser les manifestations à destination des agents de la collectivité.

Assurer la logistique, la planification et la coordination des événements.

Élaborer les déroulés et documents préparatoires.

Coordonner les différents intervenants et services concernés.

6. Cérémonies officielles, protocolaires et commémoratives

Participer à l'organisation des cérémonies protocolaires et commémoratives de la commune.

Préparer les invitations, listes de présence et documents nécessaires.

Assurer la coordination avec les services municipaux, les associations patriotiques, les autorités civiles et militaires et les partenaires institutionnels.

Veiller au respect des règles protocolaires.

Participer à l'installation et au suivi des cérémonies le jour de l'événement.

Assurer une présence lors des cérémonies commémoratives, notamment les cérémonies patriotiques et mémorielles organisées par la commune.

Contribuer à l'élaboration des déroulés protocolaires et au suivi des remerciements.(Mission pouvant nécessiter une présence en soirée, le week-end ou les jours fériés selon le calendrier des cérémonies.)

7. Suivi des relations avec les élus

Informer les élus des événements, réunions et manifestations.

Assurer l'envoi des convocations, invitations et documents préparatoires.

Participer à la coordination administrative entre les élus et les services municipaux.

8. Encadrement de l’agent en charge de la navette interne

Lieu de travail : Mairie de Mions

4, place de la République

69780 Mions

Cycle de travail : 35h; 37 H +13 rtt ou 38h + 18 RTT

Possibilité de travail sur 4.5 jours selon le rythme choisi

Conditions de travail : Du lundi au vendredi

disponibilité ponctuelle en soirée, week-end et jours fériés selon les événements municipaux et cérémonies officielles

Rémunération :

Rémunération statutaire + RIFSEEP

Participation employeur prévoyance, mutuelle, salle de sport

Adhésion CNAS

Restaurant municipal

Profils recherchés

Expérience sur un poste similaire appréciée

Bonne connaissance des collectivités territoriales, de leurs enjeux et de leur environnement institutionnel ;

Maîtrise du cadre juridique applicables aux assemblées délibérantes ainsi que des règles du protocole institutionnel ;

Maîtrise des techniques de secrétariat, de la gestion administrative ainsi que des outils bureautiques et logiciels métiers ;

Excellentes qualités rédactionnelles (rédaction de courriers, notes, compte rendus, procès-verbaux...) ;

Qualités relationnelles reconnues et aptitude à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés ;

Capacité à préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et événements institutionnels dans le respect des échéances et des délais réglementaires ;

Sens aigu de la discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité

Loyauté, sens des responsabilités et fort attachement aux valeurs du service public ;

Rigueur, autonomie, réactivité et sens de l'organisation