Assistante gestion financière et comptable

Descriptif de l'emploi

L'agent est chargé de diverses tâches administratives, incluant :

La participation à la préparation et au suivi du budget général de la collectivité,

L'émission et le suivi comptable des mandats de paiement et titres de recette,

La gestion d'une régie de recettes,

L'agent assure également l'accueil, l'orientation et le renseignement du public, contribuant ainsi à l'image de la collectivité.

Relations fonctionnelles :

Services internes :

Rattachement hiérarchique

Supérieurs directs : Maire, secrétaire générale.

En relation avec l’ensemble des agents de la collectivité, la secrétaire générale, le Maire et les Adjoints au Maire.

Partenaires extérieurs :

En relation avec le public, les autres collectivités, le service de gestion comptable de Rumilly, les partenaires (ADM74, CDG74, 3DOUEST…) et les fournisseurs.

Missions / conditions d'exercice

I - Missions du poste :

L'agent est chargé de diverses tâches administratives, incluant :

- La participation à la préparation et au suivi du budget général de la collectivité,

- L'émission et le suivi comptable des mandats de paiement et titres de recette,

- La gestion d'une régie de recettes,

L'agent assure également l'accueil, l'orientation et le renseignement du public, contribuant ainsi à l'image de la collectivité.

1) Activités et tâches du poste :

-Activités principales :

Service des finances

- Préparation et suivi du budget général et du budget annexe,

-Suivi de l'exécution budgétaire en lien avec l'autorité territoriale et les élus,

-Analyse budgétaire et réalisation d'études ponctuelles,

-Conseil aux élus sur les questions budgétaires,

-Paiements et encaissements des dépenses et recettes,

-Relations avec la trésorerie et les conseillers décideurs locaux,

-Gestion des impôts locaux directs,

Suivi des baux ruraux, locaux commerciaux et emprunts de la collectivité,

-Recueillement des devis et édition des bons de commande,

-Ouverture des comptes fournisseurs,

-Réalisation des plans de financement pour les demandes de subvention,

-Saisie et suivi des demandes de subvention sur plateforme (en binôme avec la secrétaire générale),

-Suivi des marchés publics et exécution financière des conventions.

Service accueil

-Gestion du standard téléphonique,

-Orientation du public et gestion des appels entrants.

Service périscolaire et scolaire

-Gestion du portail famille 3DOuest (facturation et encaissement - régie).

2) Activités secondaires :

- Remplacement des agents administratifs en cas d'absence,

Dans le cadre de la polyvalence remplacement en cas d’absence de la référente scolaire :

-Gestion du portail famille 3DOuest : inscription,

-Gestion de la commande des repas au prestataire 1001 repas,

-Gestion des inscriptions et désinscriptions du périscolaire,

-Remplacement sur le temps de la pause méridienne.

Profils recherchés

II - Le champ d’autonomie, de responsabilité et de technicité du poste :

1) Autonomie : Autonomie dans l’exécution des tâches confiées.

- Responsabilité : Activités définies et organisées en fonction des consignes données.

Attention : un outre passement des prérogatives peut entrainer la mise en cause de la responsabilité de l’agent.

- Technicité : Respect des procédures mises en place.

2) Moyens mis à disposition :

Matériel bureautique nécessaire à l’exercice des tâches confiées.

Outil informatique : ordinateur, imprimante, photocopieur, scanneur, téléphone, internet et messagerie électronique, logiciels divers (Berger-Levrault, -Emagnus)

3) Contraintes particulières :

- Travail en bureau et en guichet d'accueil,

- Disponibilité pour les urgences et forte interaction avec le public,

- Déplacements occasionnels.

III - Les exigences du poste

1 - Conditions d’accès (diplômes, concours, grade …) :

Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade.

2 - Formations et qualifications nécessaires :

Connaissance nécessaire des outils bureautiques.

Formation nécessaire aux outils spécifiques.

3 - Compétences nécessaires :

Savoirs (compétences théoriques)

Maîtrise de la comptabilité publique (M57),

Connaissance des finances publiques locales et de la gestion budgétaire,

Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),

Maîtrise des logiciels financiers et comptables (Berger-Levrault, Emagnus),

Notions juridiques relatives aux finances locales et aux marchés publics.

Savoir-faire (compétences pratiques)

Capacité d'analyse budgétaire et rédaction de documents financiers,

Rigueur et fiabilité dans le suivi comptable et budgétaire,

Gestion des relations avec les élus, les services de l'État et les partenaires financiers,

Gestion des procédures administratives et comptables,

Organisation et gestion des priorités.

Savoir-être (compétences comportementales)

Sens de l'organisation et gestion des urgences,

Discrétion et respect du secret professionnel,

Bon relationnel et adaptabilité aux différents interlocuteurs,

Esprit d'équipe et sens de la collaboration,

Capacité à travailler sous pression et à gérer les conflits avec le public.

5 - Compétences managériales (si responsable ou chef d’équipe) :

Néant.

6 - Objectifs du poste et contributions attendues du titulaire du poste :

Objectifs de progrès, les efforts attendus et les moyens mis en œuvre

Objectifs du poste

Assurer la bonne exécution budgétaire et comptable,

Contribuer à l'optimisation des ressources de la collectivité,

Garantir un service efficace et de qualité aux usagers.

Critères d'appréciation

Qualité et fiabilité du travail fourni,

Respect des délais et des procédures budgétaires,

Satisfaction des élus et des usagers.

7 - Indicateurs d’appréciations des résultats :

Les résultats seront appréciés en fonction de la qualité du travail fourni, au vu des attentes de la hiérarchie et seront précisés lors de l’entretien annuel d’évaluation de l’agent.