Assistante Pôle Social et Logement (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Directrice de l’Action Sociale et des Solidarités, et en lien direct avec l’Assistante de Direction de la DASS, vous assurez les missions de secrétariat du pôle social et du pôle logement.

Véritable appui administratif, vous contribuez au bon fonctionnement des services en assurant un suivi rigoureux des dossiers, en anticipant les échéances et en facilitant la coordination entre les différents interlocuteurs.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS :

Pour les Pôles Social et Logement :

• Assure l’accueil téléphonique ;

• Assure le suivi administratif des dossiers, veille au respect des échéances et effectue les relances nécessaires ;

• Assure la gestion administrative courante : mise à jour/mise en forme des documents, gestion des tableaux de bord, enregistrement et suivi des courriers réponses aux administrés, suivis des statistiques ;

• Mise en forme du rapport d’activité annuel ; transmission aux instances

Pour le Pôle Social :

• Gère l’agenda de la Chef de service ;

• Planifie les réunions avec les partenaires internes et extérieurs ;

• Assure le suivi des domiciliations (courriers de fin anticipée, de renouvellement, etc.)

• Effectue la préparation des commissions permanentes et actions sociales, et gère le traitement des décisions ;

• Rédige des courriers réponse à l’issue des commissions Quotient Familial;

• Contrôle et vise les factures avant paiement des bons alimentaires et des bons cadeaux ;

Autres missions administratives :

• Assure la mise à jour régulière des documents clés de la DASS (répertoires partenaires, tableaux CPTS, Maison de santé installation de professionnels…) ;

• Participe au travail d’archivage numérique, en lien avec le RGPD ;

• Effectue les demandes d’intervention sur AS-Tech ;

• Contribue à la mise à jour du site de la ville (actualisation des dispositifs, évènements, etc.)

• En lien avec l’Assistante de Direction, contribue à la préparation des Conseils d’Administration (relecture, correction, etc.)

Missions secondaires en l’absence de l’Assistante de la DASS :

• Assure l’accueil téléphonique de la Direction (réception, transmission des messages) ;

• Assure l’enregistrement des courriers de la Direction, et le suivi des réponses sur la DASS ;

• Effectue les bons de commande du CCAS sur le logiciel Ciril finances ;

• Assure les relectures de dossiers institutionnels (CAF, ARS, etc.)

Missions Ponctuelles :

• Travail collaboratif sur des projets portés par d’autres services de la direction (questionnaires sorties seniors, extraction de statistiques, réalisation d’un support de diffusion, inauguration minibus, etc.)

• Gestion du plan canicule (calendrier, communication avec les élus et les agents mobilisés, suivi des statistiques pour la Préfecture, etc.)

• Gestion administrative des évènements (salon seniors, café des aidants, etc.)

PARTICULARITÉS DU POSTE :

• Travail en lien direct avec l’ensemble des services de la Direction

• Contacts réguliers avec les Chefs de services, les secrétaires de la Direction et les agents

• Organisation à double entrée : Ville/CCAS

• Travail en binôme avec l’Assistante de Direction

• Travail en relation avec les élus et les membres du Conseil d’Administration

• Intervention possible en renfort sur les autres structures de la DASS

Profils recherchés

COMPETENCES PRINCIPALES ET QUALITES REQUISES

• Qualités relationnelles et rédactionnelles

• Capacité à comprendre rapidement les consignes et les enjeux du service

• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation

• Capacité à anticiper les besoins et hiérarchiser les priorités

• Esprit d’initiative et force de proposition

• Faire preuve d’adaptabilité face aux missions urgentes

• Discrétion professionnelle et respect du secret professionnel lié aux missions

• Sens du service public

PROFIL RECHERCHÉ :

• De formation Bac+2 (type BTS assistant de direction)

• Expérience souhaitée sur un poste similaire

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, tableaux croisés dynamiques, Outlook, Powerpoint)

• Connaissance des logiciels spécifiques (Synbird, CIRIL finances, CIRIL RH, Millésime, Agora+)

• Une bonne connaissance de l’environnement territorial serait un plus

CONDITIONS D’EXERCICE :

Le poste proposé est un poste à temps complet (37h30).

Il est à pourvoir dès que possible.

Vous bénéficierez :

• De 25 jours de congés ainsi que 14 RTT et 2 HP (pour une année civile)

• D’un traitement de base + régime indemnitaire + prime annuelle

• D’une adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS) offrant de nombreuses prestations (billetterie, voyages, spectacles, cinéma…)

• D’une participation employeur à l’adhésion d’une mutuelle labellisée (Prévoyance et Santé)

• D’un restaurant municipal de grande qualité (Catégorie C : 3,83€ – B : 5.01€)

• D’une politique de formation active (individuelles et collectives)

• D’un coach sportif les lundis et vendredis midi

• D’un accès libre à une salle de sport les mardis et jeudis midi

• D’un accès gratuit à la piscine de Sucy pour vous, votre conjoint et vos enfants

• D’un Remboursement à hauteur de 75% de la carte Navigo

Au-delà de vos compétences, c'est votre motivation, et votre personnalité qui feront la différence. Nous vous proposons un accompagnement et des formations pour assurer vos missions dans les meilleures conditions.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, alors n’hésitez pas à nous adresser votre candidature !