Assistante Technique - Secrétariat

Descriptif de l'emploi

Assistance technique des autorisations d’urbanisme (A.U)

• Secrétariat administratif, logistique

Missions / conditions d'exercice

• Accueil physique et téléphonique du public

• Traitement des demandes des usagers, liées à

l’Urbanisme (PLU, PPR, A.U, formulaires …).

• Renseigne les différents interlocuteurs (Mairies,

particuliers, promoteurs…) sur l’état d’avancement des

dossiers

Réceptionne, contrôle et enregistre les dossiers

• Recherches réglementaires (P.L.U, P.P.R…).

• Veille à la mise à jour des documents et logiciels

« métier ».

• Gestion administrative des dossiers d’A.U

• Suivi des consultations, et relances diverses auprès des

partenaires et autres gestionnaires.

• Interface avec les services « support » de la Collectivité

(DST, Archives, …).

• Mise à jour des taxes d’urbanisme

• Transmet mensuellement les extractions « SITADEL » du

logiciel métier vers les organismes extérieurs.

Traite le courrier sur le « logiciel métier ».

• Traite les courriers « physiques ».

• Suivi et relances des courriers transmis auprès des

collaborateurs du service et des « extérieurs ».

Gère les demandes de rendez-vous (instructeurs,

responsable, etc.)

• Fixe à la demande de l’Elu les rendez-vous avec les

administrés, en lien avec l’accueil.

• Réception et traitement avec le Responsable, des factures

entrantes / sortantes.

• Gestion des stocks : commandes, réceptions, attributions

• Participe au processus d’archivage des dossiers et à la

gestion des éléments.

Enregistre les arrêtés sur le registre réservé à cet effet.

• Suivi de l’affichage des arrêtés et autorisations

d’urbanisme, dans les délais réglementaires.

Organise l’archivage des dossiers d’A.U au niveau du

service et vis-à-vis de l’extérieur.

• Transmet les documents à conserver au service Archives.

• Suivi des demandes de consultation de dossiers archivés

(mise en place procédure, etc.).

Aide et assistance à l’enregistrement numérique des

dossiers (borne).

• Aide à la recherche numérique dans le cadre des AU.

Profils recherchés

Code de l’Urbanisme (veille juridique, évolution de la réglementation)

• Documents d’Urbanisme et de planification (P.L.U, P.P.R, S.Co.T…),

• Les logiciels métiers en vigueur dans la Collectivité

• Lecture de plans

• Maîtrise de l’outil numérique / informatique

Forte autonomie

• Collecte et traitement d’informations, organisation de base de données

• Rigueur

• Assiduité

• Organisation

• Aisance de la communication