Assistenz (d/w/m) Personal- und Officemanagement

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https://karriere.charite.de/stellenangebote/detail/8261

Arbeitszeit

Teilzeit

Eintrittsdatum

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bewerbungsfrist

06.11.2026

Einsatzort Charité

Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer

8261

Entgeltgruppe

E9b

Arbeiten an der Charité

Am Institut für kardiovaskuläre Computer-assistierte Medizin (ICM) entwickeln wir modernste digitale Lösungen für die Medizin – von der Prävention und Früherkennung über die personalisierte Therapieplanung mit automatisierten Entscheidungsunterstützungssystemen bis hin zu Lösungen für das Monitoring nach dem Klinikaufenthalt.

Ein wichtiger Fokus liegt auf klinischer Translation, die unsere Forschung unmittelbar in die Patientenversorgung bringt und die digitale Transformation der Herzmedizin vorantreibt. Kardiovaskuläre Spitzenforschung. Dabei arbeitet am ICM ein interdisziplinäres Team aus Medizin, Informatik, Mathematik, Physik, Biologie und Ingenieurwissenschaften eng mit den Kliniken des Deutschen Herzzentrums und den Centren der Charité zusammen. Darüber hinaus ist das ICM Teil regionaler, nationaler und internationaler Wissenschaftsnetzwerke und vielfältige Industriepartnerschaften ergänzen unsere Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten und spielen eine zentrale Rolle in der Translation.

Die Stelle im Überblick

Sie unterstützen die Institutsleitung bei der Organisation und Weiterentwicklung des Teams und übernehmen eine zentrale Rolle in personalbezogenen und organisatorischen Abläufen. Als Ansprechperson für Mitarbeitende koordinieren Sie teaminterne Prozesse selbstständig und tragen zu einer verlässlichen Kommunikation und Zusammenarbeit bei. Hierzu gehören insbesondere folgende Aufhaben:

• Personalplanung, Teamorganisation und der Weiterentwicklung interner Abläufe

• Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei organisatorischen und personalbezogenen Anliegen sowie Schnittstelle zu den zuständigen Verwaltungsbereichen

• Organisation und Begleitung von Onboarding und Offboarding sowie Unterstützung bei Vertragsverlängerungen, Fortbildungen, Arbeitszeitthemen und Abwesenheiten

• Koordination und Betreuung von Angelegenheiten wissenschaftlicher und studentischer Hilfskräfte sowie Unterstützung bei weiteren personalbezogenen Vorgängen.

• Vorbereitung und Koordination von Teammeetings, internen Workshops und Teamveranstaltungen sowie Nachverfolgung gemeinsam vereinbarter Aufgaben

• Unterstützung der teaminternen Kommunikation und des Informationsflusses sowie Pflege geeigneter gemeinsamer Arbeits- und Informationsstrukturen

• Organisation von Fortbildungs- und Teamentwicklungsmaßnahmen sowie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Danach suchen wir

• Eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Berufsausbildung mit entsprechener Beruferfahrung oder ein geeigneter Bachelorabschluss

• Erfahrung in der Personaladministration, Teamkoordination oder in vergleichbaren organisatorischen Aufgaben

• Kenntnisse von Personalprozessen wie Recruiting, Onboarding, Vertragsangelegenheiten oder Arbeitszeitthemen

• Idealerweise Erfahrung im Hochschul-, Forschungs- oder öffentlichen Umfeld

• Gute Anwenderkenntnisse in gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint

• Erfahrung mit digitalen Kollaborations-Tools wie Zoom, MS Teams, MS SharePoint oder Confluence wünschenswert

• Verhandlungssichere Deutschkenntnise sowie Englischkenntnisse für die Kommunikation in einem internationalen Arbeitsumfeld

Darüber hinaus wünschenswert:

• Organisationstalent sowie ein strukturierter, eigenständiger und lösungsorientierten Arbeitsstil

• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Menschen sowie ein kooperatives und serviceorientiertes Auftreten

• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und eine verlässliche Kommunikation

• Ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie Interesse daran, Teamprozesse aktiv mitzugestalten

Das bringt die Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team

• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum

• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport

• Fahrradleasing über JobRad möglich, Velo Klinik mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus

• Eine zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge

• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen (weitere Informationen finden Sie hier)

Informationen zur Stelle

• Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Hier finden Sie alle Informationen zum Gehalt und Tarifvertrag

• Die Position ist in Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden (50%) zu besetzen und nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 TzBfG auf 60 Monate befristet

• Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard (ab 01.01.2027: 31 Tage)

• Die Bewerbungsfrist endet am: 06.11.2026

• Kennziffer: 8261

Bewerbung

An der Charité sind alle willkommen, unabhängig von Alter, Religion, Geschlecht, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Nationalität, Behinderung, ethnischer oder sozialer Herkunft. Hier zählt jeder Mensch! Wir setzen uns für Chancengleichheit und Inklusion ein.

Aus Datenschutzgründen nehmen wir Bewerbungen ausschließlich über unser Bewerbungsportal entgegen. Der unten angegebene Kontakt steht ausschließlich für Rückfragen zur Verfügung.

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Bei Fragen wenden Sie sich gern an:

Grischa Gabel Research Management [email protected]