Assistenz der Geschäftsführung

Im Dekanat der Fakultät für Mathematik und Informatik an der Universität Heidelberg ist ab dem 01.01.2027 folgende Stelle halbtags (50%) unbefristet zu besetzen:

Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Führung des Sekretariats (inkl. Post, Schlüssel und Webseiten) • Erstellen von Sitzungsprotokollen, Serienbriefen und Excel-Listen • Betreuung der studentischen Hilfskräfte / Tutoren • Organisatorische Abwicklung der Lehrdeputats-Erfassung • Unterstützung bei der Betreuung der Berufungsverfahren in der Fakultät • Unterstützung von Fachkommissionen • Vorbereitung von Sitzungen und Gremien (Einladungen, Raumreservierung, Bewirtung etc.) • Bestellungen von Verbrauchsmaterialien, Betreuung der Materialschränke • Unterstützung bei der Finanzverwaltung der Fakultät

Ihr Profil:

• Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung bzw. in der Führung eines Sekretariats • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse • Fähigkeit zur positiven Innen- und Außenkommunikation • Sicherer Umgang mit digitalen Medien/Programmen, insbesondere MS-Office • Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, Organisationstalent und Teamfähigkeit

Wir bieten:

• Ein vielseitiges Aufgabenspektrum innerhalb eines Teams aus hoch motivierten und qualifizierten Mitarbeiter*innen • Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen • Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung • Unterstützung der Mobilität durch das vergünstigte Deutschlandticket als JobTicket BW

Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 08.11.2026 in einer einzigen PDF-Datei per E-Mail mit dem Stichwort Assistenz senden an [email protected]. Wir bitten um Verständnis, dass postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Für Rückfragen steht Ihnen der Geschäftsführer, Dr. Sigurd Weinreich, gerne zur Verfügung (Telefon: 06221/54-14021).

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellen-ausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.