Assistenz (m/w/d) für die Abteilung Global Market Intelligence und die Stabsstelle Entwicklung & Controlling

Tätigkeitsprofil:

• Terminkoordination für die Leitungen der Abteilung, der Stabsstelle und der Bereiche, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Gesprächen sowie Festhalten der Ergebnisse in Protokollen. • Bedarfsgerechte Recherche zu Themen der Abteilungs- und Stabsstellenleitung sowie deren verständliche Aufbereitung der Ergebnisse. • Abteilungsübergreifende Abstimmung mit anderen Unternehmensbereichen und bedarfsgerechte Erarbeitung von Formulierungsvorschlägen für die Kommunikation. • Eigenständige Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen für Abläufe, Formulare, Intranetinformationen und Ablagestrukturen unter Beachtung geltender Regelungen. • Organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen. • Eigenständige Vorbereitung und Koordination von Vorstellungsgesprächen. • Vorbereitung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen der Leitungen. • Bearbeitung telefonischer und allgemeiner Anfragen – auch auf Englisch – sowie Pflege von Listen, Datenbanken und CRM-Einträgen. • Bedarfsgerechte Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationsunterlagen in deutscher und englischer Sprache.

Anforderungsprofil:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf, im Bereich Bürokommunikation oder in einem angrenzenden Bereich. • idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management-Bereich. • Kenntnisse organisatorischer Abläufe und des Prozessmanagements sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben strukturiert und serviceorientiert zu koordinieren. • die Fähigkeit, Informationen gezielt zu recherchieren, auf Aktualität zu prüfen und verständlich aufzubereiten. • Erfahrung mit öffentlichen Arbeitgebern bzw. der deutschen Außenwirtschaft und Wirtschaftsstruktur wünschenswert. • sicheres Auftreten und interkulturelle Sensibilität. • ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen, Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C1 und Englischkenntnisse mindestens auf Niveau B1. • die Befähigung zur selbstständigen und teamorientierten Arbeit. • einen sicheren Umgang mit digitalen Werkzeugen für Recherche, sowie die Bereitschaft, sich in GTAI-spezifische Anwendungen wie Customer Relationship Management (CRM) und Travel-Managementsystem (TMS) einzuarbeiten. • sehr gute Kenntnisse mit allen gängigen MS Office Programmen (idealerweise Erfahrung mit M365), digitalen Kollaborations- und Produktivitätstools sowie Offenheit für den Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag.