Assistenz (m/w/d) in Halle (Saale) oder Berlin

Die Leopoldina ist Deutschlands Nationale Akademie der Wissenschaften. Sie ist als unabhängige Akademie dem Gemeinwohl verpflichtet und bringt exzellente Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus unterschiedlichen Fachdisziplinen zusammen, um Politik und Gesellschaft wissenschaftsbasiert zu beraten. Dabei greift sie gesellschaftlich relevante Themen auf und erarbeitet unabhängig von politischen und wirtschaftlichen Einzelinteressen wissenschaftliche Expertisen zu allgemein relevanten Themen. Diese bringt sie zum Wohl der Gesellschaft in den nationalen und internationalen politisch-gesellschaftlichen Diskurs ein. Die Leopoldina vertritt die deutsche Wissenschaft im Ausland, unter anderem bei der wissenschaftsbasierten Beratung der jährlichen G7- und G20-Gipfel. Sie hat rund 1.750 Mitglieder aus mehr als 30 Ländern und nahezu allen Forschungsbereichen. Die Gelehrtengesellschaft wurde 1652 gegründet und 2008 zur Nationalakademie ernannt.

Zur Unterstützung der Abteilung Wissenschaft – Politik – Gesellschaft sucht die Leopoldina zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d) wahlweise in Halle (Saale) oder Berlin - Kennziffer 26-22

Die Abteilung Wissenschaft – Politik – Gesellschaft koordiniert die nationale Politik- und Gesellschafts­beratung der Leopoldina. Sie organisiert interdisziplinäre Arbeitsgruppen aus Mitgliedern der Leopoldina, betreut die Erarbeitung von Stellungnahmen und anderen Veröffentlichungen und unterstützt dank ihrer Kontakte zu einer Vielzahl von Stakeholdern den Dialog der Akademie mit Politik und Gesellschaft.

Ihre Aufgaben:

• Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltung und Veröffentlichungen. Dazu gehören: Erstellung von Adressverteilern, Pflege und Ergänzung von Adressdatenbanken (Microsoft Dynamics) und Versand der Einladungen/Serienbriefe, Bearbeitung der Rückläufe sowie sonstige Korrespondenz; Abwicklung von Beschaffungen inkl. Recherche, Angebotseinholung, Auswahl, Verhandlung und Beauftragung sowie Überwachung von Dienstleistern in Absprache; Gästebetreuung bei Veranstaltungen. • Sekretariatsaufgaben. Dazu gehören: Terminplanung und -überwachung Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Beschaffungsmanagement (MACH-System), Vorbereitung von Sitzungsunterlagen, ggf. Protokollführung, Aktenführung, Führen von Statistiken, Reiseplanung, -vorbereitung und -abrechnung, Versandmanagement, Materialverwaltung, deutsch- und englischsprachige Korrespondenz nach skizzierten Angaben.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent oder ein anderer vergleichbarer Berufsabschluss oder ein Hochschulabschluss, jeweils in Verbindung mit einschlägigen Kenntnissen und/oder Erfahrungen im Assistenz-, Büro-, Sekretariats- oder Veranstaltungsbereich; sowie 2 Jahre Berufserfahrung • Berufserfahrung in einer wissenschaftlichen Einrichtung ist von Vorteil • sehr gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Programme • sichere Beherrschung der deutschen Rechtschreibung und Grammatik • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert • sorgfältige Arbeitsweise und Eigeninitiative; Freude an der Arbeit in einem motivierten Team • Erfahrung im Veranstaltungs- und Publikationsmanagement sind von Vorteil • Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen innerhalb Deutschlands

Wir bieten:

Das Arbeitsverhältnis und die Vergütung erfolgen in Anlehnung an den Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund). Bei entsprechender Qualifikation ist eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD-Bund möglich. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit 39 Wochenstunden. Teilzeit ist in Absprache möglich. Der Arbeitsort ist – nach individueller Absprache – der Hauptsitz der Leopoldina in Halle oder das Hauptstadtbüro der Leopoldina in Berlin. Bei Arbeitsort Berlin wird zur Abstimmung der Teamassistenzen untereinander und wegen der anfallenden Sekretariatsaufgaben ein Präsenztag pro Woche am Standort Halle erwartet. Die Leopoldina fördert aktiv die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung sowie die Möglichkeit zur mobilen Arbeit nach Absprache.

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit bieten wir Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung und unterstützen Ihre berufliche Entwicklung. Zusätzlich profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge, unserem betrieblichen Gesundheitsmanagement sowie der Möglichkeit zu vermögenswirksamen Leistungen und einem Jobticket.

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns über Ihre aussagefähigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Anschreiben, detailliertem Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzen unter Verzicht auf ein Lichtbild. Bitte senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 27.11.2026 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal unter www.leopoldina.org/jobs. Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt.

Bei organisatorischen Fragen steht Ihnen die Personalabteilung der Leopoldina ([email protected]) gerne zur Verfügung. Bei inhaltlichen Fragen wenden Sie sich bitte an den komm. Abteilungsleiter der WPG, Herrn Dr. Henning Steinicke ([email protected]).

Weitere Informationen über die Leopoldina finden Sie im Internet unter www.leopoldina.org.