Assitant(e) administratif(ve)

Vos missions en quelques mots

• Accueil téléphonique, réception et information du public • Enregistrement et diffusion des messages transmis aux agents concernés. • Réception, enregistrement informatisé du courrier arrivé, départ et diffusion. • Frappe du courrier/mails et des rapports, rédaction de courriers/mails, enregistrement et envoi. • Gestion de l'agenda du chef de service. • Enregistrement par saisie informatique des dossiers et des avis sur demandes d'autorisation sur Patronum et Agrégée, transmission aux divers services. • Vérification et mise à jour des protections monuments historiques et Sites sur les listes bureautiques de l'UDAP • Suivi des dossiers de demande d'autorisation de concerts à la cathédrale d'Auch, monument historique appartenant à l’État. • Délivrance de cartes de guides conférenciers et guides interprètes régionaux et locaux en relation avec la Préfecture du Gers et le Secrétariat d’État au Tourisme. • Classement des courriers et des dossiers d'urbanisme, archivage. • Gestion des frais de déplacement des 4 agents concernés sur Chorus DT (AbF chef du service et 3 TSBC)

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Par ailleurs les missions suivantes seront à exécuter d’abord par intérim en période de congés de la deuxième assistante administrative, puis en remplacement de cette dernière :

• Fonctionnement du service et moyens généraux : commande, facturation, réception fournitures, relations avec les prestataires de service et les agents de la DRAC. • Suivi de gestion des 2 véhicules de service (entretien, assurance, contrôle technique)

Profil recherché

Compétences techniques

• Qualité rédactionnelle et de l’expression orale : Expert • Connaissance des métiers de l’UDAP et des textes réglementaires (codes de l’urbanisme, du patrimoine...) - Pratique • Utilisation des outils informatiques Microsoft Office, Excel, Patronum, Agrégée, ChorusDT… - Maîtrise- • Suivi administratif des procédures - Maitrise-

Savoir-faire

• capacité d’adaptation, de dialogue et de communication • sens relationnel tant avec les agents du service qu’avec les publics et partenaires extérieurs • rigueur et méthode

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Savoir être (compétences comportementales)

• goût pour le travail en équipe • sens de l’organisation • sens du service public

Éléments de candidature

Personnes à contacter

• Mme BROU-POIRIER cheffe de l'UDAP - [email protected] • Mme JEANTON adjointe BRH - [email protected]

Environnement professionnel 6 agents : 1 AUE, cheffe de l’UDAP - 3 Techniciens des services culturels- 2 secrétaires

Liaisons hiérarchiques : Madame Brou-Poirier, architecte des bâtiments de France, Cheffe de l’UDAP

Vacant à partir du 01/03/2026

Assistante / Assistant de direction