Assitante de direction (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du DGS et, pour son champ d'activité, selon les instructions du DST, l'agent assure un appui administratif polyvalent nécessaire au fonctionnement de la collectivité. Il contribue à la continuité, à la fiabilité et au suivi des activités administratives.

Missions / conditions d'exercice

Appui administratif général

• Assurer les travaux courants de secrétariat : accueil, prise et transmission des messages, gestion des agendas et rendez-vous, organisation matérielle des réunions et déplacements.

• Réceptionner, enregistrer, orienter, diffuser et suivre les courriers, courriels, demandes et dossiers ; effectuer les relances nécessaires.

• Rédiger, saisir, corriger, mettre en forme, reproduire et diffuser les courriers, notes, comptes rendus, tableaux, plannings, formulaires et autres documents administratifs.

• Tenir à jour les outils de suivi, bases de données, échéanciers, tableaux de bord, dossiers partagés et circuits de validation.

• Assurer le classement, l'archivage, la recherche documentaire, la préparation et le suivi des parapheurs.

Secrétariat général et instances municipales

• Contribuer à la préparation et au suivi administratif des conseils municipaux, commissions, réunions et autres instances : collecte des éléments, convocations, dossiers de séance, présences, prise de notes et suites administratives.

• Préparer, sous les directives et la validation du DGS ou du responsable compétent, les projets de courriers institutionnels, notes, rapports, actes, délibérations, décisions, arrêtés, procès-verbaux et documents destinés aux élus.

• Participer au circuit des actes et décisions : signature, transmission, télétransmission, notification, publication, tenue des registres, classement et suivi des échéances.

• Assurer la cohérence formelle et rédactionnelle des documents administratifs et signaler toute difficulté ou pièce manquante au responsable compétent.

Appui administratif aux services techniques

• Assurer le secrétariat des services techniques et le suivi administratif des demandes d'intervention, travaux, équipements, bâtiments, espaces publics, véhicules et prestations.

• Centraliser les informations, pièces, devis, rapports et comptes rendus ; suivre les échéances et relancer les interlocuteurs internes ou externes.

• Contribuer au suivi administratif des achats et de la commande publique : consultation, collecte et contrôle formel des pièces, tableaux de suivi, bons et dossiers, sous la responsabilité du service compétent.

• Participer au suivi administratif des commissions de sécurité, contrôles, vérifications, prescriptions, habilitations, autorisations et formations réglementaires.

• Assurer le suivi administratif des marchés, des commandes et des contrats : pièces, échéances, courriers, notifications et archivage.

Suivi administratif des agents et continuité de service

• Collecter, vérifier formellement, mettre à jour et transmettre au service des ressources humaines les éléments relatifs aux heures, congés, absences, astreintes, récupérations, formations et documents des agents, sans compétence décisionnelle.

• Participer à la continuité des régies ou services municipaux, y compris la piscine, selon les besoins, plannings, nominations et règles applicables.

Profils recherchés

Compétences Fonctionnement d'une collectivité et procédures administratives ; maîtrise des outils bureautiques ; qualités rédactionnelles ; organisation, suivi des délais, capacité à rendre compte, alerter et travailler en transversalité.

Aptitudes Discrétion, neutralité, probité, disponibilité, adaptabilité, réactivité, sens du service public, respect de la hiérarchie et qualités relationnelles.