Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst / Fremdsprachensekretär*in (w/m/d)

Am Anglistischen Seminar der Universität Heidelberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit mit 19,75 Stunden/Woche befristet bis zum 30. September 2030 zu besetzen:

Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst / Fremdsprachensekretär*in (w/m/d)

Es handelt sich um eine Stellvertretung im Fachbereichssekretariat der englischen Sprachwissenschaft, welches auch Sekretariatsaufgaben der sprachwissenschaftlichen Lehrstühlen Heyd und Landert mitbetreut.

Ihre Aufgaben:

• Zuverlässige Verrichtung allgemeiner Sekretariatsarbeiten eines Lehrstuhls (Büroorganisation, Terminkoordination sowie die Organisation und Optimierung lehrstuhlinterner Abläufe) • Unterstützung bei der Instituts-, Fachbereichs- und Lehrstuhlverwaltung und der Verwaltung von Drittmittelprojekten, inklusive Finanzverwaltung • Studienorganisatorische Aufgaben, u. a. Lehr- und Prüfungsplanung und Erfassung und Verwaltung von Kursleistungen der Studierenden • Bearbeitung von Dienstreisen, Abrechnungen, Beschaffungsanträgen und Einstellungsanträgen für Hilfskräfte und Tutor*innen • Erledigung von deutscher und englischer Korrespondenz sowie mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in einer romanischen Sprache (französisch oder spanisch) • Aufbereitung von (englischsprachigen) wissenschaftlichen Texten für Veröffentlichungen und von (englischsprachigen) Materialien für die Lehre • Mitarbeit bei der Organisation von Konferenzen, Veranstaltungen sowie bei der Betreuung internationaler Gastdozent*innen

Ihr Profil:

• Eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise • Sehr gute Fähigkeiten in Organisation und Kommunikation • Hervorragende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (gerne auch Englisch als Erstsprache) sowie sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift in einer romanischen Sprache (französisch oder spanisch) • Hervorragende Anwendungskompetenz in den Standard-Office-Programmen (insbesondere Word, PowerPoint und Excel) sowie Kenntnisse von Videokonferenzprogrammen • Bereitschaft zur Einarbeitung in neue EDV-Programme • Arbeitserfahrung im universitären Bereich sowie Kenntnisse über universitäre Strukturen sind von Vorteil

Wir bieten:

• Abwechslungsreiche Tätigkeiten und eine sehr freundliche Arbeitsatmosphäre • Vielfältige Angebote durch die Universität Heidelberg: bezuschusstes Deutschlandticket, Weiterbildungsmöglichkeiten im internen Bildungsprogramm, Hochschulsport etc. • Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen

Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation bis Entgeltgruppe 9a TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis zum 25.10.2026 und in einer PDF-Datei per E-Mail an [email protected] senden.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt.