- Location
- Not provided by source · Germany
- Application deadline
- 23 November 2026
- Field of work
- Administration & policy
- Contract
- See original vacancy
- Listing language
- DE
- Last checked
- 2 November 2026
Education and experience
Passages from the published notice. Read the original vacancy for complete eligibility and application conditions.
Experience
Preferred
- • mehrjährige Berufserfahrung in der Ausübung von Tätigkeiten einer Vorzimmerkraft auf Leitungsebene einer Behörde
Alternative qualification routes
The notice gives these routes as alternatives.
- • Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder • Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder • Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder • eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie hauptberufliche Erfahrungen im Bereich Sekretariat
Job description
Tätigkeitsprofil:
• Bearbeitung von internen und externen Terminanfragen, Terminplanung und -koordinierung sowie Kalenderpflege • Reiseplanung, -organisation und -abrechnung, inklusive Abstimmung des zeitlichen Ablaufs sowie Buchung von Reisemitteln und Unterkünften • Büroorganisation, Postbearbeitung und -verteilung • Organisation von Besprechungen und Konferenzen, wie Terminkoordination, Einladungen an Teilnehmende versenden sowie Besprechungsräume und -technik buchen und vorbereiten • Zusammenstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen • inhaltliche Aussteuerung der Terminvorbereitungen an die zuständigen Abteilungen und Referate der bpb sowie Koordinierung der Rückmeldungen • Vertretung der Vorzimmerkraft des Vizepräsidenten • Bearbeitung sensibler Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit • allgemeine Korrespondenzen, Schreiben nach Vorlage erstellen und Standardantworten versenden • Überwachung von Fristen • Bearbeitung von Wiedervorlagen • Gästeempfang
Anforderungsprofil:
• eine erfolgreich absolvierte Ausbildung mit mindestens der Abschlussnote befriedigend als:
• Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder • Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder • Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder • eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie hauptberufliche Erfahrungen im Bereich Sekretariat
• routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen • selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung, ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Eigeninitiative • hohes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und flexible Arbeitsweise in einem abwechslungsreichen (Aufgaben-)Umfeld • Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit • sicheres, höfliches und verbindliches Auftreten • sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
wünschenswert:
• mehrjährige Berufserfahrung in der Ausübung von Tätigkeiten einer Vorzimmerkraft auf Leitungsebene einer Behörde
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Original vacancy: Bundeszentrale für politische Bildung · Description checked 2 November 2026
The original vacancy sets the qualifications, nationality rules, pay, required languages and exact closing time. Read the full notice before applying.