Chargé d'Accueil des publics Village Charlot (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Directrice du Village Charlot, vous aurez la charge de l'accueil, en étant le 1er interlocuteur des usagers, aurez la gestion des réservations et assisterez la direction dans les tâches administratives.

Missions / conditions d'exercice

- Vous contribuerez au succès du Village Charlot en assurant un accueil de qualité, chaleureux et inclusif pour tous les publics du tiers lieu ;

- Vous serez le·la premier·ère interlocuteur·rice des usagers, partenaires et visiteurs, garantissant la cohérence et la qualité de l'expérience d'accueil ;

- Vous développerez et mettrez en œuvre les procédures d'accueil, assurerez la gestion des réservations des espaces et contribuerez à la communication interne et externe du lieu ;

- Vous recueillerez et transmettrez les insatisfactions des usagers afin d'assurer l'amélioration continue des services ;

- Vous participerez aux réunions de programmation proposée par le Village Charlot ;

- Vous assisterez la direction dans les tâches administratives et financières liées à la commercialisation du site.

Missions principales :

Accueil des publics et communication interne & externe :

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers, partenaires et visiteurs du tiers lieu ;

• Assurer la valorisation et la promotion des services et activités du Village Charlot auprès des publics ; développer le « hors les murs » 2h par semaine minimum ;

• Rédiger et diffuser les communications internes (équipe, partenaires) et externes (réseaux sociaux, affichage, newsletter) ;

• Alimenter les différents points d'accueil en petits matériels et supports de communication du tiers lieu ;

• Coordonner avec l'équipe la cohérence des messages et la diffusion de l'information.

Mise en place des procédures d'accueil du tiers lieu :

• Participer à la formalisation et mettre en œuvre les procédures d'accueil du tiers lieu (livret d'accueil, signalétique, protocoles, itinéraires) ;

• Organiser les inscriptions des usagers et mettre en place une procédure globale de suivi (vérification des inscriptions, mise à jour des données, suivi administratif des dossiers) ;

• Coordonner le travail réflexif autour de l'accueil des publics avec les personnels et élaborer les postures d'accueil ;

• Participer à l’élaboration de la politique d'accueil des usagers à besoins spécifiques (public allophone, public en situation de handicap…) :

• Travailler sur l'accueil des prestataires : rédaction d'itinéraires, fiches recueil des besoins, accueil qualitatif (loges, boissons…) ;

• Former les bénévoles et nouveaux membres aux pratiques d'accueil du lieu.

Recueil et traitement des insatisfactions :

• Participer à la conception d'enquêtes quantitatives et qualitatives sur l'accueil des publics ; assurer le suivi et l'analyse des indicateurs et évaluer l'activité des postes d'accueil ;

• Mettre en place des outils de recueil des retours usagers (questionnaires, boîte à idées, formulaires numériques) ;

• Centraliser, analyser et transmettre les insatisfactions aux équipes concernées ;

• Transmettre les statistiques de fréquentation chaque mois à la direction ;

• Participer à la réflexion et à la rédaction des outils de communication de l'établissement (guide, documents d'inscription, affichages et signalétique divers).

Gestion des réservations des espaces :

• Prendre en charge les demandes de réservation des espaces du tiers lieu ; assurer le suivi et optimiser le planning d'occupation ;

• Organiser et participer au renseignement des usagers par téléphone et en ligne ;

• Assurer la facturation et le suivi administratif des réservations le cas échéant.

Participation aux réunions de programmation :

• Participer aux réunions hebdomadaires / mensuelles de programmation des événements et activités du tiers lieu ;

• Remonter les contraintes logistiques et les besoins identifiés à l'accueil ;

• Analyser les parcours d'usagers et leur façon d'utiliser les services pour améliorer leur qualité et accessibilité.

Assister la direction dans les tâches administratives et financières liées à la commercialisation du site :

• Rédaction des conventions et suivi budgétaire et comptable ;

• Autres tâches administratives diverses.

Contraintes spécifiques du poste :

- Nocturne ;

- Manifestations programmées en soirée ;

- Travail du mardi au samedi.

Horaires :

- 9h30 à 18h – mardi mercredi samedi (7h30) ;

- 12h - 18h - jeudi (6h) ;

- 10h - 20h vendredi (9h) ;

- Avec pause méridienne d’une 1 heure ;

- Temps administratifs : le mardi AM 14h à 18h ;

- Hors les murs : le vendredi matin 10h à 14h.

Profils recherchés

Savoir :

- Attrait particulier pour l'accueil du public ;

- Intérêt pour la pédagogie participative, la culture collaborative et le partage des savoirs ;

- Sens de la communication et des outils numériques (réseaux sociaux, CMS, outils collaboratifs) ;

- Connaissances Ludique ;

- Maîtrise de l'anglais, ou d'une autre langue européenne (Italien, portugais notamment).

Savoir-faire :

- Capacité à identifier les besoins et attentes des différents publics ;

- Aptitude à la médiation et à la gestion des situations d'insatisfaction ;

- Mettre en place des projets facilitant le lien social, l'intergénérationnel, l'interculturel et toutes les formes de diversité ;

- Capacité à rédiger des procédures, des comptes rendus, des supports de communication ;

- Qualités rédactionnelles et aptitude à la conduite de projets.

Savoir être :

- Sens du service public et de l'accueil chaleureux ;

- Capacité d'adaptation à des publics variés ;

- Qualités pédagogiques et qualités d'écoute ;

- Sens de l'initiative et du travail en équipe ;

- Discrétion professionnelle ;

- Rigueur, organisation et autonomie ;

- Degré d'autonomie du poste :

- Agent doit accomplir ses missions en autonomie ;

- Doit faire remonter l’information à la direction.

Diplômes requis :

- Bac ou expérience dans le secteur culturel / tiers lieu ;

- Permis B souhaité.