Chargé d’accueil et gestion administrative (h/f)

Descriptif de l'emploi

Accueillir, orienter, renseigner le public.

Représenter l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement

administratif du service ou de la collectivité en lien avec la cheffe de service

Suivre les dossiers administratifs du service au sein du pôle Accueil, administratif et Financier

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public Accueillir le public avec amabilité

Prendre des messages

S'exprimer clairement et reformuler les demandes

Favoriser l'expression de la demande

Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

Gérer un système de mesure de la fréquentation

Renseignement et orientation du public Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

Présenter des documents d'information et de communication

Gérer un planning de réservation

Orienter vers les personnes et services compétents

Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

Gestion et affichage d'informations Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services

Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Traitement des dossiers et saisie de documents Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

Tenir un tableau d’entrées et de sortie des courriers.

Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

Saisir des documents de formes et de contenus divers

Gérer et actualiser une base d'informations

Rechercher des informations, notamment réglementaires

Vérifier la validité des informations traitées

Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires

Enregistrer ou saisir des données informatiques

Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion de service

Gestion de l'information, classement et archivage de documents Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver des documents papiers y compris sur le serveur durant la période estivale.

Synthétiser et présenter des informations

Rechercher et diffuser des informations.

Préparer les dossiers pour les différentes instances.

Identifier les sources de documentation.

Actualiser le fichier institutionnel en lien avec les responsables de pôles.

Planification et suivi Gérer l’agenda de la responsable de service en lien avec la N+1, Organiser les rendez-vous et réunions

Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, préparation du matériel)

Suivi des achats Commander le matériel, fournitures et équipements.

Gérer le stock de fournitures

Suivi du tableau des distributions

Gestion de la régie Encaissement des droits d’inscriptions

Suivi du tableau de gestion des encaissements et saisie

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES

Participer à la préparation des manifestations du service et des bilans : impression, préparation et commande du matériel, montage de réunions,

Présence aux manifestations à la demande du N+1 sous réserve de validation du N+2.

Budget

Ordinateurs avec logiciels spécifiques (gestion du parc de véhicules, banque de données sur les caractéristiques technique

Technologies de l'information et de la communication, presse spécialisée

Téléphone

CONDITIONS D’EXERCICE

Travail en bureau, au sein d'un service

Horaires réguliers

Mobilisation soirée et week-end sur manifestations à la demande du N+1, sous réserve validation du N+2.

Profils recherchés

Savoir faire Sélectionner

Recevoir et orienter les demandes

Communication orale et écrite

Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

Rechercher et diffuser des informations

Utiliser des logiciels et des progiciels

Utiliser des logiciels de bureautique

Rédiger des documents administratifs

savoirs

Objectifs, organisation, règles et procédures de la collectivité

Procédures administratives

Rôles et attributions des acteurs et partenaires institutionnels

Techniques de recherche documentaire

Savoir-être

Faire preuve de responsabilité et de sens du service public : respecter la légalité, les droits et devoirs du fonctionnaire, les valeurs professionnelles et la déontologie du métier

Travailler en équipe et en transversalité : rester professionnel, partager l'information, écouter, enrichir le groupe, l'aider à progresser

Être en relation avec le public, les usagers, les partenaires : conscience du service public, posture professionnelle, discrétion, réserve, écoute, recherche de solutions, politesse

Être en relation avec sa hiérarchie : rendre compte, respect des consignes, force de proposition, aide à la décision et à la maîtrise des risques