CHARGE D'ACCUEIL (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du Responsable du service administration générale, vous assurez l’accueil du public et diverses missions de secrétariat liées à l’activité administrative du service.

Missions / conditions d'exercice

Accueil physique et téléphonique du public, information et orientation

• Assurer l'accueil et l'information de premier niveau du public

• Donner l'information de 1er niveau à l’usager et/ou orienter rapidement vers les services et les interlocuteurs compétents

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

• Mettre en relation des correspondants

• Effectuer des recherches afin de cibler la réponse à apporter

• Veiller à maintenir un espace d’accueil de qualité

• Signaler tout dysfonctionnement qui détériorerait les conditions d’accueil de l’usager et identifier les éventuelles améliorations possibles

Gestion et affichage d'informations

• Veiller au bon état général du hall d'entrée et des équipements attenants (présentoirs à documentation, éclairages...)

• Afficher et mettre à disposition tout document d’information pratique ou réglementaire

• Veiller à la mise à jour et à la bonne tenue du panneau d’affichage

Secrétariat

• Trier et enregistrer arrivée/départ des courriers

• Traiter les courriels,

• Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives, suivre et mettre en forme des dossiers administratifs, réaliser divers travaux de bureautique

• Gérer les conventions de mise à disposition des matériels et minibus

• Préparer la facturation des minibus et gobelets, gestion des commandes de fournitures administratives

• Classer, archiver les dossiers

• Gérer les plannings de réservation des salles

• Participer à l’évolution de l’accueil et être force de proposition pour une amélioration continue

Profils recherchés

Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil

- Rigueur, organisation, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité

- Sens aigu du service public

- Maîtrise des outils de bureautiques (office 365, WORD, Excel, standard téléphonique…)

- Qualités relationnelles et d’écoute

- Discrétion

- Disponibilité

- Bon relationnel (contact avec les usagers)

- Sens du travail en équipe

- Permis B