Chargé d'accueil (h/f)

Descriptif de l'emploi

Au sein de la direction logistique

Il accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité auprès des usagers.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS

Accompagner et introduire les visiteurs

Accueillir le public sur place ou par téléphone

Afficher les informations

Appliquer les consignes relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux

Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentations

Délivrer des documents administratifs

Gérer les demandes des usagers

Orienter le public vers les services compétents

Renseigner le public sur place ou par téléphone

Recevoir, distribuer et expédier le courrier

Surveiller et contrôler les accès

SPÉCIFICITÉ, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS

Travail en bureau d’accueil

Grande disponibilité vis-à-vis des usagers

Risques de tensions dans la relation au public

Port de tenues vestimentaires spécifiques possible

Gestion d’outils d’information et de communication spécifiques (annuaire de la collectivité, standard téléphonique, logiciels spécifiques, panneau d’affichage,…)

RELATIONS FONCTIONNELLES

Relations fréquentes avec l’ensemble des services

Contacts directs et permanents avec le public

Relations fréquentes avec l’ensemble des services

Relations avec des fournisseurs

Relations avec d’autres collectivités

Relations permanentes, dans le cadre d’un établissement d’enseignement, avec les personnels de direction, de gestion, les personnels enseignants, les élèves et parents d’élèves

Profils recherchés

SAVOIRS

Organisation et fonctionnement de la

collectivité et du service

Expression écrite et orale

Techniques de secrétariat

(dactylographie, prise de note,…)

Techniques d’écoute active

Techniques et outils de communication

SAVOIR FAIRE

Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage au sein des services

Réceptionner, filtrer et orienter les appels et les messages téléphoniques vers la personne, le service ou l’organisme compétent

Rechercher et mettre en relation les correspondants

Rechercher, sélectionner et mettre à la disposition de l’interlocuteur les informations utiles

Traduire le vocabulaire professionnel du service en langage clair et accessible

Utiliser les outils d’information et de communication du service (annuaire, standard, internet, intranet,…)

Alerter la hiérarchie sur les dysfonctionnements, difficultés et contraintes

rencontrés

SAVOIR ÊTRE

Conserver la maîtrise de soi dans la gestion avec le public

Ecouter les directives et mettre en œuvres les consignes de travail

Prioriser les demandes en fonction de leur degré d’urgence

Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service

Faire preuve de rigueur et de vigilance dans la réalisation des tâches quotidiennes

Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie