Chargé d'accueil Maison de Justice et du Droit

Descriptif de l'emploi

Missions principales, objectifs et enjeux :

- Assurer le bon fonctionnement du service (suivi administratif et financier)

- Assurer la tenue des plannings des permanences, l’accueil du public et des différents intervenants sur la Maison de Justice et du Droit

- Organiser les remplacements lors des congés sur les missions d’accueil et d’orientations du public

- Assurer la production des rapports d’activité au titre du Service de l’Accès au Droit et à la Justice et de l’Aide aux Victimes (SADJAV) et de la CCPRS.

Missions / conditions d'exercice

ORGANISATION COURANTE DU SERVICE

GESTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE DE LA MJD :

- Assurer le secrétariat du service (courriers, gestion des plannings, des remplacements)

- Suivi des demandes de stage

- Suivi financier du service, suivi des commandes, validation des factures, des commandes, des livraisons

- Archiver, classer tous documents

- Faire des recherches documentaires

- Suivi et validation des demandes de travaux pour l’entretien du bâtiment,

- Assurer la sécurité et la propreté des locaux

- Elaboration du rapport d’activité de la MJD au titre de la CCPRS

- Elaboration du budget de service, en lien avec la Vice-présidente

- Elaboration et suivi des conventions de financement des permanents de justice

- Préparer les notes au Conseil Communautaire, les projets de délibération

- Préparation des questions portant sur la MJD à la commission

- Rédaction des notes de bureau et délibérations, décisions pour la CCPRS et la Ville.

MISSIONS DE LA MJD EN LIEN AVEC LE TRIBUNAL DE GRANDE INSTANCE DE TROYES :

- Orienter et renseigner les différents interlocuteurs

- Gérer les plannings des réservations de bureaux

- Gérer les plannings des interventions des permanences

- Gestion et organisation du conseil annuel des deux MJD lors de leur tenue sur Romilly

- Tenue des statistiques de fréquentation

- Elaboration des rapports d’activité du SADJAV

- Gérer l’accueil téléphonique et physique du public.

ACCUEIL DU PUBLIC :

Les maisons de justice et du droit « assurent une présence judiciaire de proximité et concourent à la prévention de la délinquance, à l’aide aux victimes et à l’accès au droit ». Il s’agit d’établissements judiciaires dans lesquels un greffier, relevant de l’effectif du tribunal de grande instance, est présent.

- Information, orientation des usagers du service public vers les permanences d’accès au droit

- Identifier le besoin à satisfaire,

- Accompagner la greffière dans les missions de recueil d’informations complémentaires lors de requêtes spécifiques du public

- Orienter le public vers les services compétents (juristes, judiciaires, partenaires sociaux) en fonction des situations,

- Réception des dossiers de demande d’Aide Juridictionnelle,

- Transmission de dossiers (Requête auprès du Juge des Affaires Familiales, Aide Juridictionnelle, Renonciation à succession, Demande de copie de jugement, Saisine du Tribunal des Prud’hommes, liste des conseillers auprès des salariés, …).

Contraintes horaires :

- Horaires d’ouverture au public, fermeture en fonction du public en rendez-vous.

Profils recherchés

Savoirs (connaissances) :

- Connaître l’environnement institutionnel et social :

- Applicatif(s) métier(s) et Circuits administratifs

- Organisation judiciaire et administrative

- Outils de communication

- Maîtriser les procédures de gestion administrative et financière

- Maitriser l’outil informatique (traitement de texte, tableur et autres logiciels).

Savoir-faire (compétences) :

- Savoir s’adapter au contexte local pour être force de proposition

- Savoir apporter de l’organisation, de la méthode et l’interface entre les différents acteurs

- Savoir utiliser Word, Excel et autres logiciels nécessaires au fonctionnement du service,

- Savoir gérer son temps (organisation),

- Savoir s’adapter

- Assurer une certaine veille juridique

- Travailler en équipe

- Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi

- Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.

Savoir être (qualités requises) :

- Avoir le sens des relations humaines

- Etre discret

- Etre disponible

- Etre en capacité de communiquer, de reformuler les demandes du public pour une meilleure orientation

- Etre à l’écoute

- Avoir le sens du contact

- Etre organisé et réactif

- Faire preuve de pédagogie, de diplomatie

- Faire preuve de polyvalence

- Faire preuve de rigueur.