Chargé d'accueil polyvalent (H/F)

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité du directeur des services à la population, au sein du service accueil / état-civil / cimetière composé de 3 agents vous serez en charge d’assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés ainsi que d’effectuer l’ensemble des missions inhérentes au service de manière polyvalente (état-civil, cimetière, scolaire et culturel).

Missions / conditions d'exercice

Missions principales

Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public

- Recevoir, filtrer et orienter les usagers vers les services ou organismes compétents

- Identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence

- Editer et délivrer des documents administratifs

Réceptionner les demandes et effectuer les tâches relatives à l’état civil - élections

- Editer et établir les actes d’état civil (mariage, décès, reconnaissance anticipée, PACS)

- Apposer les mentions marginales

- Effectuer les recensements militaires

- Réceptionner les demandes de livret de famille

- Enregistrer les avis de naissances

- Mettre à jour les listes électorales (inscriptions et radiations)

Assurer la gestion du cimetière communal en lien avec la direction des services à la population

- Etablir les actes de concessions et effectuer le suivi des concessions vacantes

- Assurer les renouvellements et reprises de concessions

- Mettre à jour la base de données du cimetière

- Assurer la gestion des services scolaire et culturel

- Gérer le portail famille

- Gérer les mails, les réservations et les demandes formulées par les familles

- Gérer la régie du service culturel

- Gérer et suivre les inscriptions (enfance et culturel)

- Assurer la transmission d’informations entre les familles et les directeurs d’établissement

Missions complémentaires

- Gérer le courrier en cas de nécessité de service

- Afficher et diffuser l’information sur les différents panneaux d’affichages

- Traiter les demandes de logement social

- Gérer les locations des salles communales

- Assurer la fonction de régisseur suppléant des différentes régies des services (affaires générales, enfance, culturel)

Conditions d’exercice

- Poste à temps complet 39 heures hebdomadaires ouvrant droits à 23 RTT

- Discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve

- Contact avec le public

Avantages

Participation prévoyance

Accès au catalogue CNAS

Profils recherchés

Catégorie C – Filière administrative

Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux

Grade adjoint administratif

Savoirs faire

Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales

Maîtriser les procédures en matière d’état civil

Connaître les techniques de rédaction administrative

Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante

Très bonne maîtrise du Français

Savoirs-être

Sens du service public

Devoir de réserve

Savoir gérer les situations relationnelles difficiles

Être aimable et diplomate

Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des situations, doléances

Être organisé(e), rigoureux(se) et méthodique

Être flexible et avoir le sens des priorités

Être patient et discret