Chargé d'accueil relais (h/f)

Descriptif de l'emploi

La fonction accueil a un rôle stratégique dans la collectivité. Elle permet d'inscrire la première relation entre l'habitant et la municipalité. Que ce soit par téléphone ou bien en face à face, la personne chargée d'accueil est le premier contact, le début de la relation avec la collectivité. La fonction de la personne chargée d'accueil recouvre les missions d'écoute, d'accueil, d'information, d'analyse de la demande et d'orientation voire d'accompagnement des habitants les plus fragiles. Elle est aussi la première à gérer les doléances, tensions et incompréhensions des usagers. Elle intervient sur plusieurs sites selon les besoins.

Missions / conditions d'exercice

Missions / Activités :

* Assurer l'accueil physique et téléphonique sur différents sites.

* Informer, orienter et accompagner les usagers.

* Gérer les prises de rendez-vous.

* Veiller au respect des consignes de sécurité.

* Participer à la gestion des espaces d'accueil (propreté, documentation à jour, affichage...).

* Collaborer avec les équipes en place pour assurer la continuité du service.

* S'adapter rapidement aux spécificités de chaque site d'intervention.

* Prendre des messages

* Gérer les situations de stress et réguler les tensions

Prise en charge des demandes :

* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

* Présenter des documents d'information et de communication

* Orienter vers les personnes et services compétents

* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

* Aider à rédiger ou compléter des documents administratifs

Profils recherchés

Connaissances requises (savoirs) :

* Maîtrise des techniques d'accueil (physique et téléphonique)

* Bonne expression orale et écrite

* Maîtrise des outils bureautiques et informatiques

* Vérification des dossiers déposés

* Respect strict des règles de confidentialité et de protection des données

Compétences relationnelles :

* Esprit d'équipe et sens de l'organisation

* Discrétion, ponctualité, réactivité

* Autonomie et capacité d'adaptation

* Capacités d'écoute et de reformulation de la demande de l'usager

* Sens du service public

* Capacité à adapter son intervention aux différents publics