Chargé de dossiers H/F

Descriptif de l'emploi

Chargé.e de suivi des dossiers Petite Enfance de l’administration.

Missions / conditions d'exercice

Principales activités :

- Gérer le suivi des impayés

- Rédiger le bilan d'activité des accueils occasionnel en lien avec l'agent chargé d'accueil

- Centraliser l'ensemble des données d'activités nécessaires aux déclarations et au suivi de l'activité

- Tenir à jour, les différents tableaux de bords (analyse du taux de fréquentation, l’activité du service,

indicateurs du service….)

- Réaliser les statistiques (trimestrielles, semestrielles et annuelles) pour la réalisation des bilans d’activité, et les déclarations CAF

- Centraliser les informations auprès de l'ensemble des équipes de directions sur diverses thématiques (demandes de travaux, gestion des commandes, …)

- Préparer l'ensemble des fiches congés pour les familles de l'ensemble des crèches et tout autre document à destination des crèches

- Rédiger les décisions sur le logiciel métier

- Aider à la rédaction des comptes rendus des diverses réunions en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance

- Rédiger les différents courriers de la direction Petite Enfance.

- Assurer la gestion et le suivi :

des heures et des vacations du médecin de crèche et autres prestataires

de la présence des personnes ressources (tableau à compléter… pour la réalisation des bilans CAF

et d'activités)

du matériel à destination des agents techniques (demande devis, engagement, gestion de

suivi du stock, distribution aux équipes, ...)

des documents pour la médiathèque, ludothèque, des tableaux des périodes de regroupements, …

- Assurer la gestion administrative règlementaire à destination de la DPMI (suivi des départs, transmissions des CV et des diplômes, des organigrammes, réalisations des Cerfa, …)

- Participer à la gestion administrative des visites de contrôle règlementaire de la DPMI

- Être relais sur la gestion budgétaire (engagement, suivi des factures…)

- Prendre en charge le lien avec les fournisseurs pour les demandes de devis, suivi des commandes,

- Prendre en charge l’archivage des différents documents tels que demandé lors des contrôles CAF

- Participer à l’organisation de la présentation des dossiers lors d’un contrôle de la CAF

- Prendre en charge la gestion administrative des conventions pour les enfants en situations de handicap et les soutiens à la famille.

- Transmettre les recettes au service financier (P503) et assurer le suivi des recettes

- Participer à l'organisation des différents évènements de la Direction Petite enfance (journée pédagogique, matinée "jouons ensemble"…)

- Assurer le suivi de certains dossiers thématiques en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance

- Soutenir occasionnel en fonction de l’activité auprès de l'équipe de direction de la Petite Enfance à

certaines tâches administratives

- Prise de relais sur des dossiers lors des absences des collègues : continuité des demandes d'accueil

Profils recherchés

- Mise en place des tableaux de suivi d’activité avec une vision globale

- Sens des relations publiques (disponibilité, empathie, amabilité, sourire) et du service public

- Maitrise bureautiques Word et Excel et maitrise du publipostage et des tableaux croisés dynamiques

- Connaissance du logiciel métier Petite Enfance

- Qualités rédactionnelles – aisance à l’écrit

- Capacité d’organisation et de planification des tâches : gestion des priorités

- Capacité d’adaptation et réactivité

- Capacité d’analyse

- Sens de l’organisation, du classement et de la rigueur

- Recherche de l’efficacité et de l’efficience

Qualités personnelles

- Savoir communiquer et être disponible

- Savoir travailler en équipe

- Secret professionnel et discrétion professionnelle

- Savoir faire face aux imprévus

- Savoir être réactive