Chargé de gestion administrative et financière (F/H)

Descriptif de l'emploi

- Garantir le suivi administratif des marchés publics et des conventions

- Garantir la régularité et la fiabilité de l’exécution financière des dépenses et des recettes

- Contribuer à la fiabilité du suivi budgétaire et à l’efficacité du fonctionnement du service

Missions / conditions d'exercice

Activité 1 : Assurer le pilotage et le suivi administratif des marchés publics et des conventions

- Participer à la préparation des marchés publics de travaux et d’études, en lien avec le service Instances et contrats et les services opérationnels, notamment par la relecture des clauses administratives relatives à l’exécution financière

- Créer et mettre à jour les outils de suivi des contrats : tableaux de suivi de l’exécution et fiches marchés dans Grand Angle

- Assurer le suivi administratif des marchés : préparer les actes d’exécution, les avenants et les autres documents nécessaires

- Établir les conventions de fonds de concours et de co-maîtrise d’ouvrage liées à certaines opérations de travaux avec les communes, et en assurer la signature et la notification

- Préparer les documents soumis aux instances délibérantes concernant les marchés et les conventions : projets de délibération et rapports du Président

Activité 2 : Assurer l’exécution financière des dépenses et des recettes

Assurer le suivi budgétaire et les engagements

- Procéder aux engagements des dépenses et des recettes correspondant aux prestations réalisées dans le cadre des marchés publics, des conventions et des subventions

- Faire créer les lignes d’imputation budgétaires manquantes et procéder aux virements de crédits nécessaires

- Procéder, si nécessaire, aux corrections d’imputation des dépenses

Assurer le traitement des dépenses

- Créer les bons de commande dans l’outil financier et assurer leur traitement jusqu’à leur transmission au fournisseur : visas internes, signature, envoi dématérialisé et classement informatique et physique

- Traiter les factures dans le cadre de la chaîne comptable dématérialisée, selon le type de marché et son niveau d’exécution : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, établir les certificats administratifs et de paiement, produire les états de solde, vérifier ou calculer les révisions de prix, constituer les dossiers de pièces justificatives et effectuer le pré-mandatement

- Répondre aux demandes des prestataires et traiter, le cas échéant, les observations et les rejets du comptable public

- Procéder au paiement des avances et assurer le suivi de leurs modalités de remboursement

- Assurer le suivi des garanties financières : contrôler les documents transmis par les prestataires et les entreprises, établir et transmettre les certificats administratifs nécessaires à la libération des garanties

- Assurer le suivi financier des marchés publics et alerter à l’approche des seuils maximaux

Assurer le suivi des recettes

- Produire les états de dépenses justifiant les montants de subventions et de fonds de concours attendus

- Préparer les dossiers et les courriers d’appel de fonds auprès des financeurs

- Alimenter les tableaux de bord de suivi des conventions et des recettes

- Renseigner, pour les recettes concernées, les dossiers dans Progos, outil de suivi des subventions reçues

Activité 3 : Contribuer à l’amélioration du fonctionnement du service

- Veiller au respect des procédures et des délais de paiement

- Suivre les taux de réalisation budgétaire en dépenses et en recettes, et participer aux ajustements budgétaires si nécessaire

- Conseiller les équipes opérationnelles sur les procédures administratives et financières

- Accompagner la mise en place et l’appropriation du logiciel Progos au sein du service administratif et financier, en lien avec la chargée de projet de la direction des finances, et assurer un relais auprès des autres agents chargés du suivi administratif et financier

- Assurer les suppléances des autres agents du service en cas d’absence

Profils recherchés

Statut : cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux

Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : BAC+ 2 juridique et/ou financière ou équivalent

Expérience souhaitée : première expérience sur des fonctions similaires

CONNAISSANCES

Fonctionnement des collectivités territoriales et de l’intercommunalité

Règles budgétaires et comptables des collectivités territoriales

Réglementation des marchés publics et modalités de leur exécution administrative et financière

Procédures administratives liées à l’exécution des dépenses, des recettes et des conventions

SAVOIR FAIRE

Appliquer les procédures administratives, budgétaires et comptable

Contrôler la conformité des pièces et la régularité des opérations financières

Élaborer des documents administratifs et financiers

Suivre les échéances et les réalisations budgétaires, repérer les anomalies et alerter

Conseiller les services opérationnels sur les procédures applicables

SAVOIR ETRE

Rigueur et fiabilité

Sens de l’organisation et des priorités

Réactivité et respect des délais

Qualités relationnelles et esprit de coopération

Autonomie et sens des responsabilités

Capacité d’adaptation et polyvalence