Chargé de l'accueil et des admissions H/F H/F

Vos missions en quelques mots

Sous la responsabilité du directeur d’établissement, l’agent d’accueil est chargé de :

1- Accueillir et assurer la gestion administrative des usagers de la MVR et du CRT : • Recevoir les demandes d’informations des visiteurs ; • Présenter et communiquer positivement sur la structure ; • Organiser l’admission en lien avec les autres services en s’assurant de la qualité de l’accueil réservé au futur usager ; • Gérer la liste d’attente : préparation des courriers, relance des familles ayant déposé un dossier ; • Suivre les mouvements des personnes accueillies ; • Rédiger et traiter le courrier relatif aux admissions, sorties, modifications de séjours et autres gestions propre aux résidents ; • Contrôler et actualiser annuellement les dossiers d’admissions en lien avec le responsable financier ; • Suivre les réclamations des familles ; • Apporter conseils et aides aux personnes accueillies et aux proches.

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2- Garantir le suivi de l’activité : • S’assurer du traitement rapide des demandes d’admission ; • Alerter la direction lors de délais trop importants pour la réfection des chambres ; • Remplir le tableau du taux d’occupation des chambres mensuellement.

3- Réaliser la facturation des usagers : • Réaliser la facturation des séjours des résidents et procéder à l’archivage des factures ; • Répondre aux sollicitations en lien avec la trésorerie ; • Etablir, mettre en œuvre et analyser avec le responsable Finances des tableaux de bord pour maîtriser les recettes ; • Identifier les dossiers administratifs à risque et en informer le responsable des Finances et la Direction.

4- Assurer la récupération des frais de séjour et contributions des personnes accueillies et des autres recettes : • Anticiper les risques d’admissions en non valeur ; • Travailler avec le responsable des Finances sur les risques d’impayés ; • Analyser mensuellement le tableau de la trésorerie sur les restes à recouvrer ; • Suivre les procédures en cas d’impayés afin de recouvrer les sommes dans les meilleurs délais ; • Remplir le tableau de suivi des actions entreprises pour le recouvrement des impayés.

5- Assurer l’accueil de la MVR et du CRT : • Assurer l’accueil physique et téléphonique ; • Accueillir le public sur place ou par téléphone ; • Renseigner le public sur place ou par téléphone ; • Gérer le courrier, diffuser l’information et la documentation.

6- Participer au Conseil de la Vie Sociale et contribuer à la bonne relation avec les usagers : • Réaliser le compte rendu des CVS ; • Diffuser les documents de la loi 2002-2 (livret d’accueil, charte des droits et libertés, règlement de fonctionnement, contrat de séjour, projet d’établissement) ; • Garantir le respect des obligations de la loi 2002-2.

Profil recherché

Spécificités du poste :

Il exige des qualités d’analyse, de maitrise, de disponibilité et d'accompagnement des personnes accueillies. Il nécessite également la capacité à développer la présence du CRT et de la MVR au sein du secteur.

Titulaire d'une Licence Professionnelle en Communication des Organisations et Relations Publiques voire d'un Master 2 en Stratégies Marketing et Communication.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents

• Spécialisation Commerce, vente, Comptabilité, gestion, Spécialités plurivalentes de la communication, Secrétariat, bureautique, Accueil, hôtellerie, tourisme

Compétences attendues

Communication / relations avec les usagers Comptabilité publique Marketing pour développement du réseau Gestion administrative, économique et financière

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

SAVOIR FAIRE :

- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine ;

- Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence ;

- Conseiller les parties prenantes dans son domaine de compétence ;

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité ;

- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.

SAVOIR ÊTRE :

- Faire preuve de capacités relationnelles et de communication ;

- Faire preuve de responsabilité ;

- Savoir écouter ;

- Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral ;

- Savoir planifier et organiser sa charge de travail ;

- Savoir travailler en équipe ;

- Être force de proposition ;

- Savoir prioriser ses activités ;

- Savoir s'adapter ;

- Savoir prendre en compte les enjeux collectifs ;

- Savoir détecter les risques psycho-sociaux.

Conditions de travail :

- Temps plein réparti dans la semaine,

- Reporting hebdomadaire,

- Bureau individuel,

- Ordinateur portable,

- Ligne téléphonique.

Vacant à partir du 09/04/2026

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager