CHARGE DE L'EVENEMENTIEL

Descriptif de l'emploi

En lien avec l’élu de secteur et le responsable de pôle, participe à la traduction des orientations événementielles de la collectivité, dans le respect du calendrier des événements municipaux, organise les projets du service et participe à ceux portés par les autres services dans une recherche d’innovation et de pérennisation.

Missions / conditions d'exercice

Participe à la mise en œuvre de la politique municipale évènementielle

Concevoir et organiser les évènements de la ville

Coordination des intervenants, partenaires et prestataires

Superviser et participer aux aspects scéniques et techniques

Réaliser des manutentions lors des événements

Organiser la sécurité, l’accueil et les transports du matériel

Garantir le respect des procédures réglementaires

Représenter la ville lors des réunions et des événements

Promouvoir les événements et les valoriser en lien avec le service communication

Gestion juridique, administrative et financière du service

Gestion administrative

Formalisation des procédures d’achats publics

Formalisation et suivi des procédures administratives

Suivi des divers contrats

Information au public et aux partenaires

Réalisation des bilans par évènement et bilan annuel d’activité

Gestion administrative quotidienne (courriers, mails, etc.), accueil physique et téléphonique

Gestion juridique

Application des règles liées à l’organisation d’événements

Application des règles sur les droits d’auteurs (SACEM, SACD, etc.)

Respect réglementaire et veille juridique en lien avec l’activité

Application du cadre RGPD

Gestion financière

Participation au montage et suivi de budget

Rédiger les cahiers des charges

Traitement des comptes administratifs

Conseils dans l’optimalisation des dépenses

En lien avec le cabinet du Maire et les services

Organisation et participation aux Vœux de M. le Maire à la Population

Organisation et présence aux inaugurations et pose de 1ère pierre

Activités secondaires

Gestions des demandes des services municipaux pour les prestations alcoolisées lors de leurs événements

Participation à l’affichage des supports de communication sur le territoire communal

Profils recherchés

COMPETENCES REQUISES

Connaissances générales de la gestion financière et comptable

Connaissances des cadres juridiques et techniques de l’action évènementielle

Méthodologie, formalisation et pilotage de projet

Maîtrise des techniques d’organisation évènementielle

Développer et entretenir un réseau partenarial

Procédures d’achats publics

Hiérarchiser, planifier, décider, choisir et proposer

Maîtrise des outils informatiques (logiciels métiers, bureautiques, internet)

Maîtrise des écrits professionnels et administratifs

Gestion de conflits, diplomatie, négociation

Aptitude au reporting et esprit de synthèse

PROFIL RECHERCHE

Sens du service public

Autonomie dans l’organisation du travail, le choix des méthodes et les modalités d’intervention

Esprit d’initiative et d’innovation

Réactif, créatif, rigoureux

Discrétion professionnelle et respect obligation de réserve

Distanciation, prise de recul dans l’approche des situations, sens du travail en équipe

Compétences relationnelles, écoute et accompagnement

Organisation, adaptabilité