Chargé de la commande publique (h/f)

Descriptif de l'emploi

La mairie de Binic-Etables-sur-Mer recrute un(e) Chargé(e) de la commande publique et des moyens généraux.

Sous l’autorité du directeur général des services, l’agent assure la préparation, la mise en œuvre et le suivi des procédures de commande publique, dans le respect de la réglementation en vigueur. Il/elle contribue également à la gestion administrative et au suivi des contrats et conventions, ainsi qu’à la gestion des contrats d’assurance de la collectivité.

À ce titre, il/elle assure notamment le suivi administratif des contrats, le renouvellement et la mise à jour des garanties, les échanges avec les assureurs et courtiers, ainsi que le suivi des déclarations de sinistres et des dossiers d’indemnisation.

Le/la chargé(e) participe par ailleurs à la gestion des moyens généraux et veille au suivi des prestations, fournitures et équipements nécessaires au bon fonctionnement des services.

Missions / conditions d'exercice

Mettre en œuvre et optimiser la fonction commande publique de la commune :

-Assister les services dans l'évaluation préalable des besoins, déterminer les procédures de marchés, élaborer les documents administratifs de cadrage, aider les services dans l'élaboration des pièces techniques.

-Elaborer et piloter les outils, s’assurer du respect la planification et la programmation de la commande publique.

-Procéder à l'examen des dossiers de marché pour relecture, modification, sécurisation, optimisation ;

-Force de propositions sur l'amélioration de la performance des processus d'achat : efficience économique, délais, promotion de l'achat durable, simplification des procédures

-Actualiser et mettre en œuvre le règlement interne de la commande publique

-Initier et piloter les consultations sur des besoins transversaux

-Intégrer les enjeux environnementaux dans la politique d’achat

Concevoir les contrats publics et DCE, animer et coordonner le travail des gestionnaires au sein des services :

-Assister les services dans l'évaluation de leurs besoins,

-Assister les services et les Maîtres d'Œuvre dans la rédaction des cahiers des charges et des pièces administratives des DCE,

-Mettre en forme l'ensemble des pièces constitutives des Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) en collaboration avec le(s) service(s) concerné(s),

-Participer au processus de sélection des prestataires et veiller à la régularité des échanges (régularisation des offres, négociation, préparation des dossiers pour les Commissions d'Appel d'Offres),

-Mettre en œuvre la totalité de la procédure d’achats lorsqu’une mutualisation interne est pertinente (fournitures par exemple)

-Gérer les consultations directes jusqu'à notification,

-Gérer les reconductions de marchés,

-Assurer l'information et la diffusion des pièces de marché auprès des agents en charge de leur exécution.

-Accompagner les services dans la passation des marchés selon les seuils de procédure internes

-Harmoniser les pratiques et appui à la planification des procédures.

-S’assurer de l’archivage des dossiers

-Gérer des procédures, via les outils informatiques (logiciel Marco Web, plateforme Mégalis) mettre en ligne les consultations, veiller au bon déroulement des consultations, au suivi et à la cohérence des analyses des offres, rédiger les courriers, notifier les marchés et assurer l'enregistrement et le suivi de ces outils.

-Publication des données essentielles RGPD

Assister et conseiller juridiquement les services et élus en matière de commande publique :

-Préparation et animation des commissions de commande publique (CAO, MAPA) et rédaction des délibérations et décisions du Maire

-Sensibilisation dans une logique de prévention sur les risques juridiques encourus,

-Rédiger les différents actes et pièces se rapportant aux marchés publics (pièces de marché, avenant, mise au point, délibérations, courriers, ...)

-Suivi des évolutions législatives et réglementaires avec identification des impacts juridiques et organisationnels et être force de proposition sur les modifications à envisager.

-Observer la politique d’achat isolée de la commune et proposer des actions de mise en conformité

Moyens généraux et assurances

Gérer les contrats d’assurances

Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations

Solliciter des expertises juridiques et techniques

Suivre la sinistralité

Gérer les relations avec le courtier et les assureurs

Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations

Mise à jour des contrats (flotte automobile, mobilier et patrimoine)

Suivi des achats de fournitures, EPI (hors services techniques), suivi des prestations de nettoyage liées au marché

Référent en matière d’archives municipales ; interface avec le CDG22 et les archives départementales

Sensibilise à la veille sur la RGPD en lien avec le CDG22.

Gestion des fournitures administratives

-Centralisation et passation des commandes - optimisation

-Commandes ponctuelles de mobilier et autres objets

Profils recherchés

Techniques de secrétariat et archivage

Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

Connaissance des procédures de marchés publics

Outils bureautiques et logiciels spécifiques

MEGALIS-MARCOWEB-DATA LEGAL DRIVE (utilisateur)

Capacité d’organisation et d’adaptation

Anticipation, rigueur et réactivité

Capacité à rendre compte

Capacité de communication