chargé de projet évènementiel

Descriptif de l'emploi

- Concevoir et organiser les événements culturels et institutionnels de la commune (fêtes de ville, cérémonies, Estivales, animations diverses)

- Assister le responsable du pôle dans l'élaboration de la programmation culturelle

- Être l'interlocuteur unique entre la mairie et les associations locales

- Être le contact principal des équipes artistiques lors des Estivales

- Apporter un soutien administratif au responsable des salles et aux autres services dans l'organisation de leurs événements

- Assister la responsable de la bibliothèque

Missions / conditions d'exercice

Organisation événementielle

- Prise en charge des événements, organisation de réunions de coordination et techniques

- Devis et commandes du matériel nécessaire à l'organisation des événements

- Suivi des cérémonies et gestion des stocks de nourriture et boissons

- Suivi événementiel lors de chaque événement culturel de la ville

- Gestion des clés et ouvertures de salle lors des absences du responsable des salles

- Coordination de l'ensemble des intervenants : prestataires, artistes, services municipaux, bénévoles

- Établissement du plan d'organisation et de sécurité en lien avec les services compétents

- Veille réglementaire : normes ERP, autorisations de diffusion, règles d'hygiène et de sécurité

- En lien avec la DRH, proposer et organiser des animations de convivialité

Programmation et planification

- Préparation des programmes événementiels mois par mois, des Estivales et de l'agenda théâtre

- Élaboration des fiches projet de chaque événement

- Rédaction des fiches techniques

- Animer l'agenda Outlook événements ville

- Rédaction du rétro-planning de chaque manifestation

- Évaluation des besoins en matière d'événementiel et force de proposition auprès du responsable de pôle

Relations artistiques et contractuelles

- Accueil des équipes artistiques lors des Estivales

- Réaliser les contrats et bons de commande, gérer la logistique et les demandes des artistes

- Déclarations SACEM, SACD, GUSO

- Recherche, consultation et négociation avec les prestataires

- Participation aux réunions de préparation avec les partenaires et intervenants extérieurs

Médiation et communication

- Actions de médiation culturelle

- Gestion de l'agenda sur le site internet de la ville et diffusion de la communication, en lien avec le service communication

- Participation à l'élaboration des supports de communication (affiches, flyers) en lien avec le service communication

Suivi administratif et évaluation

- Suivi des projets et exécution du service

- Bilan chiffré des événements

- Suivi budgétaire des manifestations et respect des crédits alloués

- En lien avec le responsable de pôle, bilans qualitatifs et quantitatifs de chaque événement

Aide en bibliothèque

-accueillir, informer et orienter le lecteur

- participer à la mise en place et au classement des collections

- prise en charge de la gestion des prêts d’ouvrages, relance téléphonique lors de retard

- aide à la mise en place d’animations au sein de la bibliothèque.

Profils recherchés

agent prêt a travaillé les Week- end.

autonomie.