Chargé de projets événementiels

Descriptif de l'emploi

La direction des Affaires culturelles de la ville de Grenoble est composée de six équipements (musée, musée Stendhal, muséum, théâtre, conservatoire, bibliothèque) et de trois services centraux (événementiel, administration générale et développement culturel et artistique). La Direction accompagne près de 200 opérateurs culturels et assure le suivi des établissements en gestion déléguée.

Le service événementiel de la Ville, rattaché à la Direction des Affaires Culturelles (DAC), conçoit et met en œuvre des manifestations et animations destinées au grand public principalement sur l’espace public (Fête des Tuiles, Cabaret Frappé, Eté oh ! Parc, Printemps du livre – résidences d’auteur, Marché de Noël, thés dansants, etc.), et organise des événements institutionnels (14 juillet, vœux aux habitants…). Le service apporte également un appui aux autres directions de la Ville dans le cadre de la mise en œuvre de leurs événements. Enfin, il pilote le fonctionnement du Palais des sports et de la salle Messiaen qui constituent une unité du service.

L’équipe permanente du service est constituée d’une équipe projet qui compte 3 chargé·e·s de projets (catégorie A) et 3 coordinateur.ices de projets (catégorie B) ; d’un pôle ressource constitué du ou de la RAF, d’une gestionnaire administrative et financière (catégorie B) et d’une assistante administrative (catégorie C) ; un responsable technique (catégorie A) et de trois agents au sein de l’unité palais des sports / salle Olivier Messiaen (catégories A et B). Elle s’étoffe régulièrement avec des renforts en fonction des besoins des projets.

Missions / conditions d'exercice

Au sein du Service Événementiel, vous êtes chargé-e d’élaborer et de mettre en œuvre des événements dont la Ville est à l’initiative ou dont elle est partenaire. Vous travaillez en binôme avec un-e coordonnateur-trice de projet évènementiel L’équipe peut aussi être renforcée par d’autres coordinateur-ices en cas de nécessité sur le projet. Vous avez l’autorité fonctionnelle sur elles-eux.

Sous la responsabilité du / de la responsable de service, et en lien avec le responsable technique et le pôle ressources, vous avez pour missions :

Conception de projets événementiels

Traduire les objectifs municipaux en projets, manifestations et événements à destination des différents publics.

Concevoir et définir les besoins budgétaires, RH, sécuritaires et logistiques des projets d’événements, en lien avec la hiérarchie, les services et les partenaires.

Concevoir la programmation des événements.

Rechercher, mettre en place et assurer le suivi des différents partenariats.

Favoriser les relations et encourager les échanges entre les différents partenaires, internes et externes.

Préparer, organiser et animer les réunions de préparation et de suivis des projets.

Coordonner la logistique des manifestations, en lien avec les autres services de la Ville.

Accompagner et conseillers d’autres services de la Ville dans leurs projets événementiels.

Administration et suivi de projet

Gérer et suivre l’utilisation des moyens logistiques (humains, financiers, matériel).

Gérer et suivre les budgets alloués aux événements, dans le respect de la bonne utilisation des deniers publics.

Manager les équipes dédiées au projet.

Suivre les montages et démontages, organiser les équipes et leur travail.

Assurer le bon fonctionnement des événements en exploitation (accueil des publics, gestion du personnel, sécurité incendies et des publics, vigipirate et sanitaire).

Élaborer des documents prévisionnels (rétro-planning, plannings, cahier des charges, dossiers de sécurité).

Élaborer des documents administratifs (marchés, CCTP, délibération, conventions) dans le respect des règles de la commande publique et du cadre juridique de la collectivité.

Élaborer des bilans et évaluer les actions à mener, en lien avec les partenaires.

Développer et entretenir des réseaux relationnels multiples, organiser les relations avec les acteurs locaux de l’événementiel.

Produire des contenus : recueillir, vérifier, sélectionner et hiérarchiser les informations. Rédiger des notes de synthèse et d’analyse, des argumentaires.

Profils recherchés

Excellente connaissance du fonctionnement des collectivités et de l’environnement institutionnel

Connaissance du cadre juridique, budgétaire et de la comptabilité publique

Formation en gestion de projet, management de l’événementiel BAC+3 minima

Expérience significative dans l’organisation et la gestion d’opérations événementielles : expérience en collectivité souhaitée

Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale, expérience de la production de contenus sur tous supports

Bon esprit d’analyse et de synthèse

Maîtrise et expérience des techniques de conduite de projet

Connaissance des logiciels bureautiques, maîtrise de l’environnement internet et des supports de communication (web, blog, réseaux sociaux, intranet, newsletter électronique…)

Capacité à travailler en autonomie dans un esprit collaboratif et d’ouverture, avec des publics divers, professionnels, institutionnels

Savoir rendre compte

Organisé, rigoureux, sens de l’écoute, capacité à travailler en équipe et résistant au stress

Aisance relationnelle, réactivité, disponibilité (possibilités soirs et week-ends sur des opérations événementielles), discrétion, devoir de réserve, diplomatie.