Chargé de protocole (H/F)

Descriptif de l'emploi

Chargé de protocole (H/F)

Missions / conditions d'exercice

Missions :

- Organiser et mettre en œuvre les manifestations en conformité avec le positionnement de la Région et les règles du protocole républicain

- Assurer la gestion des invitations et l'organisation de l'accueil des invités lors des manifestations de relations publiques

- Participer à l'organisation protocolaire des grands événements nécessitant la contribution de tout le service

-Assurer l'accueil de hautes personnalités

Missions et activités :

- Garantir la préparation, la mise en œuvre et le suivi d'organisation d'événements, réceptions, soirées, inaugurations...

- Assurer la gestion du protocole (accueil et placement des autorités...)

- Accueillir et accompagner les élus régionaux et les délégations étrangères

- Réaliser divers documents relatifs aux manifestations (plaques commémoratives, déroulés) en conformité avec le protocole républicain

- Valider les documents proposés à la Région par les partenaires

- Déterminer et gérer les prestations à commander aux fournisseurs

- Etablir un cahier des charges qui sera nécessaire dans le cadre de l'élaboration de marchés publics

- Organiser le dispositif protocolaire nécessaire à une manifestation (accueil, signalétique, buffets...)

- Etablir et gérer des listes d'invités, création de cartons d'invitation et suivi des invitations

- Préparer des programmes culturels en marge des évènements officiels pour les participants d'évènements et / ou leurs accompagnants

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Profils recherchés

Savoirs :

- Connaissance du protocole républicain en vigueur

- Connaissance du territoire (organismes extérieurs, préfecture, Mairie, Conseil Général) et de l'organisation de la collectivité

- Maîtrise de l'anglais

- Connaissance d'une langue méditerranéenne souhaitée (arabe, italien, espagnol, ...)

- Techniques et outils de gestion des bases de données

- Connaissance des procédures de transmission des demandes

- Technique de gestion de conflits et des situations de stress

- Aisance rédactionnelle et orale

Savoir-faire :

- Coordonner l'intervention de partenaires variés

- Analyser les demandes et les traduire en besoins

- Conseiller et aider à la décision

- Comprendre, analyser, mettre en œuvre les règlementations et les procédures, respecter les délais procéduraux

- Maîtriser la communication : prendre la parole en public, s'adapter aux différents interlocuteurs

- Développer et entretenir des réseaux relationnels

- Analyser l'environnement et les contraintes

- Conduire une réunion et rendre compte

- Accueillir et prendre des messages téléphoniques

- Maîtrise des outils bureautiques, d'internet et du publipostage

Savoir-être :

- Faire preuve de méthode, d'organisation

- Confidentialité

- Anticipation, réactivité

- Sens des initiatives

- Politesse, courtoisie, diplomatie

- Rigueur et implication

- Aptitudes relationnelles, sens et goût de l'accueil

- Résistance au stress

- Résistance au travail de terrain

- Autonomie et esprit d'équipe

Formations et diplômes

Niveau Bac + 4

Permis obligatoire