Charge de relation citoyenne h/f

Descriptif de l'emploi

– IDENTIFICATION DU POSTE

Libellé du poste : Charge·e de relation citoyenne (F/H)

Direction – Service : Direction des affaires générales – Service Relation Citoyen (SRC)

Catégorie : C ou B

Cadre d’emplois : adjoint administratif territorial confirmé ou rédacteur territorial

Missions / conditions d'exercice

DESCRIPTIF DU POSTE

A - MISSIONS

Le/la chargé·e intervient par roulement sur trois postes : l’accueil du public (avec ou sans rdv), le standard téléphonique et le travail administratif interne sur les objets suivants :

- Assurer le traitement des dossiers de cartes d’identité et

passeport.

CONDITIONS D’EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE

Rattachement hiérarchique :

N + 1 : Chef de service du SRC en rattachement hiérarchique

Et rattachement fonctionnel à l’adjoint à la responsable et, en leur absence, à la référente familles.

N + 2 : DAG

Lieu de travail :

Hôtel de Ville

Temps de travail :

39h par semaine

Horaires :

Sur une amplitude de 8h15 à 17h15

Permanence en soirée une fois par semaine (jusqu’à 19 h) au moins 2 à 3 fois par mois

Travail le samedi de 8h45 à 12h30 (2 à 3 fois par mois le matin et les après-midi lors de la célébration des mariages)

Conditions d’exercice :

Pas de bureau fixe

Alternance travail en open space et travail en bureau « back office »

Profils recherchés

FONCTIONS ET ACTIVITÉS

ACCUEIL DU PUBLIC « FRONT OFFICE »

Assurer par roulement l’accueil de l’usager soit

- à l’accueil unique

- au guichet

- au standard

Les missions principales sont d’accueillir, renseigner et traiter les demandes du public.

Les domaines d’intervention sont les suivants : accueil général, standard téléphonique, dossiers de cartes d’identité et passeports, droits de stationnement, gérer les différentes demandes de prestations familles (inscriptions scolaires, activités péri et extrascolaires,…).

MISSIONS ADMINISTRATIVES « BACK OFFICE »

Instruction et finalisation des démarches réalisées par les usagers au guichet.

Traitement du courrier électronique ou postal.

Contribution à l’organisation des élections.

S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques

COMPÉTENCES ET APTITUDES REQUISES

SAVOIR

Apprentissage et utilisation de logiciels métiers

Maîtrise de l’outil informatique : traitement de texte, Excel

SAVOIR – FAIRE

• Maitriser l’accueil du public

• Sens du relationnel

• Être rigoureux dans la gestion et le suivi des dossiers

• Sens du travail en équipe

• Avoir une bonne capacité d'adaptation à des missions variées

• Être capable de rendre compte de son travail

APTITUDE / QUALITÉ

• S’exprimer clairement et reformuler les demandes

• Favoriser l’expression de la demande

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

• Mettre en pratique la Charte d’accueil du SRC

• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

• Adapter son intervention aux différents publics