Chargé de suivi administratif Apprentissage en Antennes H/F - antenne de Lille

Vos missions en quelques mots

Nous recherchons un Chargé de suivi administratif Apprentissage en antennes (Lille) H/F.

Vous assurez le contrôle de premier niveau des dossiers d’apprentissage, leur conformité et leur saisie dans l’outil de gestion. Vous accompagnez et conseillez les assistantes de direction en UFA sur les aspects techniques et administratifs.

À ce titre, vous réalisez la saisie et le contrôle des contrats d’apprentissage, vérifiez la complétude des dossiers, apportez les corrections nécessaires et participez à leur enregistrement dans Yparéo. Vous suivez également les modifications et les ruptures de contrat en lien avec le CSIOVA.

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Vous garantissez l’application des procédures du Département Apprentissage, assurez le suivi des frais annexes et effectuez, si besoin, les relances auprès des UFA. Vous contribuez au suivi de l’activité en vérifiant les données transmises selon le calendrier de gestion.

En l’absence d’assistante de direction en UFA, vous assurez le secrétariat administratif : accueil, information et orientation des interlocuteurs (apprentis, familles, employeurs), gestion des documents, diffusion, classement et archivage.

Vous participez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM) en respectant les procédures, en signalant les non-conformités et en contribuant au plan d’amélioration. En tant qu’auditeur interne, vous accompagnez la démarche qualité dans les UFA.

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à Bac+3 en administration et vous avez deux ans d’expérience professionnelle en lien avec les activités du poste.

Vous possédez des connaissances sur l’environnement de l’éducation et de la formation professionnelle et des connaissances réglementaires et techniques du domaine.

Vous maîtrisez les techniques d’analyse, de synthèse ainsi que les techniques de communication écrite et orale.

De plus, vous savez réaliser un contrôle, vérifier la conformité et la qualité des processus administratifs, appliquer et mettre en œuvre des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques.

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Vous savez respecter les délais contraints, gérer le temps et les priorités et faire preuve d’aisance rédactionnelle.

Par ailleurs, vous maîtrisez les outils bureautiques, les logiciels et les bases de données et vous êtes capable de faire preuve d’une grande aisance dans la communication orale et écrite.

Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion professionnelle.

Vous faites preuve de réactivité, d’adaptabilité, vous savez rendre compte et vous aimez travailler en équipe. De plus, vous possédez une capacité d’analyse et de synthèse qui vous permet d’analyser les informations et de restituer les résultats.

Votre sens de l’organisation, votre capacité à gérer les priorités, votre sens des relations humaines et votre sens des responsabilités fait de vous un collaborateur apprécié et vous permet de communiquer efficacement.

Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d’une capacité d’adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d’une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.

Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n’hésitez pas à candidater !

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

• Spécialisation Secrétariat, bureautique, Enseignement formation

Compétences attendues

Appliquer des procédures et des règles Assurer la conformité et la qualité des processus administratifs Gérer le temps et les priorités Faire preuve d'une grande aisance dans la communication orale et écrite Rigueur Réaliser un contrôle Vérifier la conformité Mettre en œuvre des procédures et des règles Apporter des réponses à des besoins spécifiques Respecter des délais contraints Maîtriser les outils bureautiques, logiciels et bases de données Faire preuve d'aisance rédactionnelle Savoir rendre compte Travailler en équipe

En tant qu'agent du GIP ViaPro, vous bénéficiez sous réserve d'éligibilité, au vu des règles en vigueur,

• De titres restauration • D’une participation à hauteur de 75% de l'abonnement de transport en commun (plafonné à 104,04€/ mois) • De la possibilité de télétravailler après 2 mois de présence (sous conditions) • D’une adhésion au CNAS à l'issue de la période d'essai (2 mois minimum)

Vous trouverez plus d'informations sur notre structure en cliquant sur le lien suivant :

https://app.beehire.com/career/gip-fcip-lille

Le poste est ouvert :

• Aux titulaires de catégorie B par voie de détachement ou de mise à disposition renouvelable annuellement • Aux salariés contractuels sous la forme d’un CDD renouvelable.

Le poste est basé à Lille, au siège du GIP ViaPro.

Il s'agit d'un contrat à temps plein.

Vacant à partir du 01/05/2026

Gestionnaire de scolarité